Remuneração de sócios e a gestão do escritório

Geralmente os escritórios de advocacia são formados por alguns advogados com certas características em comum: qualidade técnica em áreas específicas do direito, espirito empreendedor e bom relacionamento e que resolvem se associar (no início de carreira ou por “split”) por conta do aproveitamento mútuo de cada uma de suas aptidões.

Essa complementação técnica cria capacidade empresarial mais abrangente e a afinidade pessoal (caráter, ética, companheirismo e confiança) cria o mais importante que é a perenidade.

A mesma “cola” que aproxima e aglutina esses advogados é a responsável pela definição de toda a filosofia empresarial, que os especialistas chamam “visão, missão e valores”, que vai nortear (ou deveria) todas as decisões e atitudes a serem tomadas na vida desse escritório.

Como eu sempre argumento, a gestão de um escritório de advocacia se dá num tabuleiro metafórico de xadrez, onde existe uma intrincada interdependência entre todos os elementos envolvidos. A remuneração dos sócios é uma das peças mais importantes desse tabuleiro e a sua definição ou alteração (posição ou movimento no tabuleiro) define praticamente a estratégia de todos os outros elementos.

Num escritório existem duas entidades que devem caminhar lado a lado, se alimentando mutuamente numa simbiose virtuosa que são: a instituição e os sócios. As decisões destes últimos interferem direta e intensamente na instituição, mas como para toda ação existe uma reação de mesma intensidade e em sentido contrário, a instituição reage à sua maneira, de maneira positiva ou negativa a tais atitudes. A virtude ou mérito está na escolha correta das decisões de modo a transformar esse processo num ciclo virtuoso de convivência entre essas duas entidades.

Uma vez definida a filosofia empresarial, o ciclo na entidade “instituição” passa pelo planejamento estratégico, que por sua vez define objetivos e metas. Os objetivos de médio e longo prazo definem o plano de carreira de advogados e sócios e os de curto prazo definem os critérios de avaliação dos profissionais. Esses dois elementos devem retroalimentar o planejamento estratégico para eventuais correções de rumo.

Do lado da entidade “sócios”, o ciclo passa por comportamento destes em conformidade com a filosofia e a consequente definição dos critérios de atração e retenção de talentos.  Esses critérios compõem o plano de carreira dos profissionais e definem os critérios de avaliação de advogados e sócios (é isso mesmo, sócios também tem que ter critérios de avaliação). Por fim a definição do método de remuneração dos sócios deve estar absolutamente integrado com a filosofia empresarial e tudo isso junto formar um ciclo único de retroalimentação virtuosa que será vital para a perenidade da instituição e felicidade financeira e de realização dos sócios!

A ajuda de consultoria externa, experiente e isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito na resolução desse desafio, bem como na definição do modelo gerencial e estratégia futura.

José Paulo Graciotti, é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro formado pela Escola Politécnica com especialização Financeira pela FGV e especialização em Gestão do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA– International Legal Technology Association. Há mais de 27 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br

“DASHBOARD” para Escritórios de Advocacia

Existem modismos em tudo o que acontece e no mundo empresarial não poderia ser diferente! Há algum tempo a palavra “dashboard” tomou o lugar dos chamados relatórios gerenciais e por isso também vou adotá-lo (mas é a mesma coisa).
Para o mercado jurídico, existe uma ferramenta importantíssima e que gera uma série de indicadores que dão uma ideia da “temperatura” da atividade do escritório que é o famoso (e famigerado para aqueles que são obrigados a preenche-lo) TIMESHEET.
Com ele, os sócios ou coordenadores tem uma ferramenta que possibilita a gestão eficiente da equipe, alocação de recursos, avaliação de desempenho e do lado do cliente, o sócio pode (e deve) gerenciar todos os assuntos que estão sendo tratados internamente, mas apesar de ser a ferramenta fundamental para a gestão operacional, ainda muito escritórios relutam em adotá-lo e torná-lo obrigatório.
O Timesheet é importante para uma boa gestão de qualquer escritório, mas não é a única ferramenta a ser utilizada. Existem outros indicadores que devem estar facilmente disponíveis aos gestores para auxiliar na governança (outra palavra na moda) de seu negócio. Entendendo aqui governança como a operação jurídica, a organização, a gestão da equipe, a gestão econômico-financeira, o marketing e a estratégia.

O DASHBOARD é o conjunto de tabelas e gráficos apresentados de maneira intuitiva e condensada em uma ou duas páginas de modo que os gestores tenham uma visão global de seu negócio e que deve ser utilizado nas reuniões estratégicas da empresa.
Uma observação importante diz respeito à origem dos dados e da facilidade com que tais dados são obtidos. A adoção de uma plataforma atual e integrada que possibilita a captação rápida das informações que irão compor o dashboard é fundamental para a eficiência e confiabilidade dessa ferramenta de governança.
Seguem alguns exemplos de indicadores que podem fazer parte de um DASHBOARD:

Indicadores Econômico-financeiros
Evolução do faturamento no período (semestre ou ano)
Gráfico de faturamento por cliente, com ênfase nos 20 maiores.
Maiores devedores (com aging)
Tempo médio de recebimento
Estrutura de custos e sua evolução
Gráficos de receitas e despesas ao longo do período
Rentabilidade total e por centros de custo
Faturamento por área de negócio ou ramos de atividade.

Indicadores não financeiros
Estrutura da equipe por tipo de profissional
Alocação de profissionais par área
Evolução da equipo no tempo
Medias de horas (marcadas, cortadas, descontadas, cobradas e recebidas)
Por tipo de profissional
Por área de atuação
Por centro de custo ou filial
Clientes captados por período e seus responsáveis
Clientes perdidos (apontando a razão) e seus responsáveis

Exemplo :

Outros Indicadores Institucionais (que podem fazer parte de um dashboard auxiliar)
Trabalhos publicados (acadêmicos)
Artigos publicados na mídia (quem gerou e qual mídia)
Visitas em site próprio (Google Analitics)
Seguidores no Linkedin (corporativo e de profissionais)
Eventos gerados
Palestras proferidas

A ajuda de consultoria externa, experiente e isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito na resolução desse desafio, bem como na definição do modelo especifico para cada escritório / empresa.

Ao tentarmos ser multitask, PERDEMOS o FOCO !

Quero abordar nesta discussão um paradoxo que nossa sociedade está vivendo neste início de século e que impacta nossas vidas e nossas empresas.

Por pertencer a geração “baby boomer”, considero que tive tenho o privilégio de ter presenciado e em algumas situações participado ativamente das profundas alterações sociais, comportamentais e ultimamente tecnológicas dos últimos 50 anos.

É pública e notória a aceleração de tudo o que está acontecendo no mundo e boa parte disso se deve ao avanço da tecnologia. Até muito pouco tempo, tínhamos tempos específicos para cada uma de nossas tarefas diárias e havia uma separação clara entre nossa vida profissional e pessoal! Lembro claramente que quando criança / jovem (década de 60), a TV tinha apenas poucos canais e tinha hora para começar a transmitir e hora para terminar. Esse mundo não existe mais!

Não quero parecer nostálgico, até porque sou e sempre fui fanático pelo futuro, por novas tecnologias e pelas novidades que vêm com ela! A verdade é que tudo mudou e o ponto onde quero chegar com esse palavrório sentimental é que hoje em dia somos bombardeados por duas forças completamente antagônicas que nos confunde e que nos obriga a sermos extremamente ágeis e adaptáveis:

A primeira delas é a pressão por conhecimento, eficiência, produtividade, profissionalismo e responsividade para nos diferenciarmos e conseguirmos nosso lugar ao sol.

A segunda é a pressão para conseguirmos acompanhar o tsunami de informações que cai sobre nós diariamente e absorver aquelas informações que nos interessam e que poderão no trazer benefícios e nos diferenciar.

Se por um lado a primeira exige de nós cada vez mais especificidade e foco para podermos produzir algo com qualidade, a segunda nos distrai de maneira brutal e para tentarmos conciliar essas duas pressões tentamos (ou achamos que podemos) ser “multitask” como os processadores dos computadores atuais que tem vários “cores”, onde cada um se dedica a uma tarefa diferente com a mesma atenção.

Existem vários estudos clínicos científicos que provam que nosso cérebro, apesar de ser ainda o melhor computador do mundo, ele tem alguns truques para lidar com isso de modo que as tarefas repetitivas que ele já sabe fazer entram num processo de automação, mas a nossa atenção é sempre voltada à tarefa principal a que estamos dedicados. O gráfico ao lado mostra estudo realizado pela BBC sobre o assunto!

Na minha humilde opinião, a única forma de conseguirmos conviver e sobreviver (profissionalmente falando) é termos muita disciplina e controlarmos muito bem a utilização seletiva de nossa atenção.

A escolha correta das melhores ferramentas de comunicação e absorção das informações  ( e-mails, whatsapp, twitter, facebook, linkedin, etc); a gestão correta do tempo com a priorização de suas atividades, separando o urgente do importante e o controle efetivo das interrupções que nos bate à porta vai melhorar o nosso nível de atenção à tarefas que estamos desenvolvendo. Além disso, o planejamento antecipado de nossas obrigações e compromissos e por fim o mais importante, a alocação de um tempo só nosso dedicado ao PENSAMENTO, vai nos deixar um pouco menos estressados e mais eficientes!

TIMESHEET, Oh! TIMESHEET !

Timesheet: a palavra mais discutida, desejada (por poucos) , odiada (pela maioria) e que deveria ser amada e reverenciada por todos!

Poucos são os negócios que podem se dar ao luxo de ter poucos e importantes indicadores e ferramentas de gestão como a Advocacia tem no Timesheet. Outras empresas tem que ser geridas com relatórios de produção (PCPs), estoques (curvas ABC) otimização de recursos estratégicos, logística de produção e distribuição, representantes, além obviamente de todos os relatórios econômico financeiros, etc., etc.

A Advocacia, principalmente os escritórios corporativos tem no Timesheet, uma única ferramenta (exceto as exclusivamente financeiras) de gestão, que é completa e a sua correta utilização pode fornecer a mais extensiva visão do negócio. É uma pena que nem todos os líderes de escritórios dão o devido valor a esse pequeno procedimento muito simples de implantar e mais simples ainda de fazer.

O timesheet, basicamente é uma agenda (ao estilo Outlook) de trabalhos realizados por profissional com algumas características especificas, de modo a apropriar o tempo dedicado a cada tarefa, ou seja, tempo dispendido, tarefa executada, para qual cliente e assunto (ou contrato, ou processo, etc.) foi dedicado o trabalho.

Com essas informações básicas e mais algumas acessórias, que são: a taxa de cobrança de cada profissional e seu custo /hora, o setor ou área de atuação que aquele profissional faz parte, a classificação ou senioridade de cada profissional, a unidade, filial ou centro de custo  a que faz parte e o tipo de tarefa que o profissional desempenhou (esta é uma novidade introduzida pelos sistemas internacionais de faturamento eletrônicos onde cada tarefa recebe uma codificação especifica, chamada código “LEDES”) o timesheet se transforma nas seguintes ferramentas para o gestor :

1 – Ferramenta de gestão de equipe pois, pode (e deve) avaliar:

– a performance / eficiência ao comparar os tempos gastos em cada tarefa e o tempo esperado ou normal para cada uma por tipo de profissional.
– a dedicação ao comparar os tempos marcados versus as metas estabelecidas.
– a coerência entre o tipo de trabalho e a experiência (senioridade) do profissional.
– a distribuição das tarefas em função da senioridade.
– a melhor distribuição da equipe de modo a minimizar tempos ociosos.

2 – Ferramenta de gestão dos assuntos do cliente pois, pode (e deve) avaliar:

– quais trabalhos estão sendo elaborados para cada assunto ou cliente.
– quais profissionais estão envolvidos.
– como anda a evolução do trabalhos.
– quais são as previsões de conclusão ou etapas

3 – Ferramenta de controle e planejamento de custos, avaliando:

– os valores gastos em termos de custos horários de profissionais versus valores cobrados (principalmente nos casos de cobrança fixa).
– qual deverá ser a melhor distribuição da equipe nos assuntos, alocando profissionais coerentes com a complexidade e valores cobrados.

4 – Ferramenta de auxílio orçamentário pois, consegue:

– levantar e avaliar casos anteriores, observando valores cobrados, custos gerados, equipes envolvidas e principalmente resultados obtidos.

5 – Ferramenta de avaliação de:

– performance / eficiência por equipe, setor, área, centros de custo ou filial.
– rentabilidade quando associado aos controles financeiros e de apropriação de custos.

Como já dito anteriormente, a simples marcação exata dos trabalhos realizados por todos os profissionais num sistema simples gera uma ferramenta poderosíssima na gestão de qualquer escritório de advocacia.

Se é simples e extremamente poderosa e eficiente, porque então nem todos a adotam?  A resposta não é simples e passa por várias interpretações e a primeira e mais óbvia é que por ser uma tarefa repetitiva é muito “chata” de ser feita! Por ser chata, os profissionais tendem a procrastinar a sua execução e isso acaba se tornando um dos piores problemas pois , ao fazerem não imediatamente ao termino do trabalho, acabam esquecendo do detalhamento correto e também de alguns pequenos trabalhos realizados.
Além de ser chata para aqueles que devem fazê-lo, é bastante trabalhosa a tarefa de revisão e conferência por parte dos coordenadores de equipes mas, a sua correta execução e conferência fornece um relatório extremamente detalhado dos trabalhos ao cliente sendo fator importante na satisfação ou não do mesmo.
Outro ponto é a falsa sensação de não necessidade, principalmente nos casos de cobranças fixas, por etapas e com profissionais com salários fixos. Ao contrário do que pode parecer, são exatamente nestes casos onde a figura do timesheet pode determinar claramente onde estão os resultados positivos e negativos evitando uma gestão cega de um “bolo” que pode potencialmente ser fatal ao negócio.

A ajuda de consultoria externa, experiente e isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito na resolução desse desafio, bem como na definição do modelo especifico para cada escritório / empresa.

José Paulo Graciotti, é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro formado pela Escola Politécnica com especialização Financeira pela FGV e especialização em Gestão do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA– International Legal Technology Association. Há mais de 27 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br

KM – Processo Multidisciplinar

Eu gosto sempre de citar o conceito pragmático citado por Patrick DiDomenico no seu livro KM for Lawyers: “ Gestão do Conhecimento tem a ver com entregar a informação correta para a pessoa certa no menor tempo possível”.

Também sempre reitero e reforço os objetivos pragmáticos dessa disciplina que são o aumento da produtividade e eficiência em todos os processos produtivos com o consequente aumento da competitividade e rentabilidade (além dos tradicionais coleção, manutenção e compartilhamento do conhecimento empresarial).

Na advocacia, a chamada “expertise” (que nada mais é do que conhecimento) define claramente a capacidade de cobrança de honorários e também o grau de reconhecimento de parceiros e o mercado, permitindo que certos advogados especializados cheguem a cobrar em Londres  GBP 1.500,00 por hora e , aqui nas terras tupiniquins R$ 9.000,00 por hora!

Muito bem, então como atingir graus maiores de conhecimento, produtividade e rentabilidade?  Na teoria, a coisa parece simples, ou seja, apenas implantar o ciclo virtuoso ao lado!
Na pratica, como sempre, não é tão simples assim pois, para se obter esse ciclo são necessárias duas coisas fundamentais: – (i). a empresa (ou escritório) precisa ter ou implantar a chamada cultura de “learning organization” onde todos os integrantes têm em mente que estão em constante aprendizagem e que cada novo conhecimento, processo ou boa ideia inserida,  acrescenta uma vantagem competitiva à empresa e –(ii) que praticamente todos os setores (ou departamentos) da empresa precisam participar para ser eficaz.

A equipe interdisciplinar que comandará e coordenará todo o processo de implementação e manutenção da “filosofia” Gestão de Conhecimento na empresa (ou escritório) será composta por :

1 – A peça fundamental para que o processo de implantação de KM é a “sponsorização” e a participação ativa da alta direção da empresa (chamada C-Suite) no processo. Como toda mudança ou inovação envolve a alteração de comportamento e hábitos de pessoas, é ela que vai fornecer a motivação e incentivo para que a organização abrace o processo.

Vocês devem ter notado que eu escrevi duas vezes “processo” e não projeto” e isso porque KM não é um projeto como início, meio e fim é sim um processo perene a ser incorporado à organização, aprimorado à medida que o tempo passa, mas nunca termina.

2 – Já que estamos falando em motivação e envolvimento, é muito importante a participação do setor de Gestão de Pessoas (cada empresa tem seu nome próprio) que, como conhecedor de toda a equipe será o multiplicador e facilitador dessa mudança de comportamento.

3 – Obviamente será necessária a participação do setor produtivo da empresa (nos escritórios, os advogados de cada uma das áreas envolvidas) para que possam efetivamente definir o quais dados, informações e conhecimento devem ser catalogados, indexados e disponibilizados, quais processos, práticas e procedimentos devem ser alvo de atenção e quais profissionais e conhecimentos tácitos devem ser explicitados.

4 – Os setores que coordenam e mantém cadastros, bibliotecas, arquivos, normas, manuais e perfis de cada profissional (CEDOC´s)também fazem parte importante nessa equipe pois, eles é que terão a incumbência de cuidar da atualização e integridade de todas essas informações.

5 – Por fim e não menos importante, os integrantes da equipe de TI que terão a árdua tarefa de criar e implementar ferramentas operacionais para que tudo isso seja feito. É importante ressaltar a importância dessa subequipe que será a responsável praticamente pelo sucesso ou fracasso de todo o esforço pois, o funcionamento de todas as ferramentas necessárias ao processo, passando pelas divulgações e pesquisas da diretoria, formas e infraestrutura de treinamento, sistemas de captação e digitalização de informações (documentos, fotos, vídeos, áudios, etc.), sistemas de organização, catalogação e indexação de todo o processo e principalmente sistemas inteligentes de pesquisa e utilização do conhecimento armazenado.

Na minha humilde opinião, eu arriscaria a predizer que num futuro próximo, essas equipes interdisciplinares se tornem um dos principais departamentos das empresas, sendo o responsável de, além de repertório, ser o fornecedor de todas as informações vitais para todos os outros departamentos, tais como, operação, marketing, finanças e estratégia.

A ajuda externa e experiente, isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito na orientação e treinamento dos líderes e e da equipe na implementação dessa filosofia na empresa.

José Paulo Graciotti, é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro formado pela Escola Politécnica com especialização Financeira pela FGV e especialização em Gestão do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Adminstrators. Há mais de 28 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br

O Próximo Escritório de Advocacia de Sucesso (futuro muito próximo)!

Nesta discussão quero provocar a reflexão sobre a aceleração das mudanças em todos os campos da vida cotidiana e rupturas na nossa vida profissional causadas por toda a evolução tecnológica que o mundo está vivenciando, cujos efeitos já estamos sentindo e serão mais acentuados num futuro muito próximo. O impacto sobre pessoas e profissionais obriga a uma profunda e radical adaptação a essa nova realidade e todas pessoas e empresas estão inseridos nesse contexto  (Escritórios de Advocacia, novamente, não são a exceção) !
A nossa economia atual já está obrigando todos os líderes ou gestores a repensarem totalmente seus negócios para se adaptarem a uma situação de que deve durar alguns anos! As adaptações mais comuns e imediatas passam por otimização de espaços, busca de eficiência produtiva e intensificação de esforços de venda, cortes de custos e de pessoal (não obrigatoriamente nesta ordem e também não é palco dessa discussão no momento).
Vamos agora praticar um pouco de projeção baseando-nos nas fortes tendências já existentes na nossa realidade atual, mantendo o foco em escritórios de advocacia:

Comunicação esférica. (tradução livre para “spherical communication”)

O termo expressa muito bem a nossa realidade atual de nos comunicarmos com o mundo de buscar informações. As ferramentas atuais existentes na Internet nos permite conectar com tudo e com todos numa fração de segundo (e ao mesmo tempo) e já nos acostumamos a isso. E o mais incrível é que não conseguimos mais imaginar como viver sem elas! Essa tendência obrigará os prestadores de serviços a criarem novas formas de exposição e principalmente novas formas de vendas e de prestação de serviços.

BI, Knowledge Management, Big Data e produtividade.

A extração eficaz de informações relevantes para o negócio nas grandes bases de dados (internas e externas) com sistemas inteligentes de busca (search engines) e ultimamente sistemas de Inteligência artificial, robotização e Inteligencia Cognitiva (Watson – IBM) representarão no futuro bem próximo a diferença entre estar ou não estar no mercado!
A gestão do conhecimento com a utilização eficáz e pragmática de suas informações (documental, cadastral, financeira) possibilita um aumento brutal na produtividade, gestão operacional e estratégica e é a chave do presente-futuro principalmente para as empresas que vendem serviços intelectuais.
Inserindo todas essas considerações no universo das empresas prestadoras de serviços advocatícios (“aka” Escritórios de Advocacia) podemos ter uma ideia do “gap” que ainda as separa das tendências (que novamente repito são reais e não ficção cientifica). Além de se adaptarem às imposições citadas acima, terão que se transformar radicalmente para sobreviver nesse admirável mundo novo (roubando o título do livro de Aldous Huxley)!

Sistemas em nuvem e documentação totalmente digital

Essa tendência, que já está em andamento, permite que as empresas se desvinculem das necessidades físicas (backups, redundâncias, ar-condicionado especial, vigilância, segurança), de staff especializado (cada vez mais difícil e custoso) e de grandes volumes de investimentos para terem uma plataforma robusta e atual para seus sistemas. Atualmente, no modelo tradicional, em vários casos a estrutura física de TI da empresa é por sí só uma âncora que impede ou dificulta muito uma alteração de endereço.
Com essa desvinculação física, os escritórios poderão se concentrar mais no seu “core business” e ter apoio de profissionais mais especializados na manutenção de seus equipamentos, no desenvolvimento de seus sistemas e na segurança física e digital de suas informações. Poderão também ocupar espaços menores, sem necessidade de espaços (internos ou externos) para arquivamento físico de toneladas de papel.
Falando especificamente sobre o item segurança, a estrutura oferecida pelos atuais data-centers e provedores de serviços na nuvem é infinitamente maior do que a falsa segurança existente nas salas, gavetas dos escritórios e seus servidores internos.

Melhorias técnicas nas comunicações

É inegável que a velocidade (aquela medida em Mb/seg) está crescendo de maneira assustadora e com custos cada vez mais competitivos.
A internet2 com velocidade teórica de 10Gbps (isto que dizer que um DVD com capacidade de 4,7Gb pode ser transferido em 3,5 segundos!); o protocolo de endereços “IPv6” vai permitir 79 octilhões de vezes a atual capacidade de endereção do protocolo IPv4; e por último, a tecnologia 5G, prevista para desembarcar no Brasil em 2018, tem velocidade 10 vezes a da 4G, apenas para citar três exemplos. É importante lembrar que essas tecnologias já existem não se tratando e futurologia ou ficção científica.
Estas mudanças tornarão viáveis várias coisas que hoje, apesar de já existirem, ainda têm uma performance sofrível. Apenas exemplificando, o acesso instantâneo a bancos de dados gigantescos e realização vídeo-conferência com telepresença por meio de holografia (com a sensação da presença real “cara-a-cara”).

Flexibilização do trabalho.

Isto não é nenhuma novidade para vários ramos de atividade, mas é uma quebra importante de paradigma no mundo jurídico que, por conta das considerações do item anterior; da preocupação (quase doentia) com sigilo das informações; da necessidade de consulta de milhares de documentos físicos (livros, pastas processuais, arquivos, etc); e por último da necessidade de contato pessoal com seus clientes ainda reluta em adotar. As tendências tecnológicas seguintes desmistificam essa pseudo-imposição do trabalho fixo a um espaço único.

Desvinculação da instalação física e dos sinais externos de poder.

Cada vez mais a estética, a organização, o conteúdo (com o detalhamento de suas realizações) e a facilidade de navegação no site de uma empresa está se tornado mais importante para nós na dessa empresa do que o endereço físico ou aparência de suas instalações.
Isto está vagarosamente nos descondicionando da observação e da avaliação subliminar que fazemos sobre a da saúde financeira e “musculatura” ao observar as instalações físicas de um fornecedor que estamos contratando.
Esta tendência é particularmente impactante para os Escritórios que ainda estão muito presos à demonstração de sua pujança baseada na imponência de suas instalações. É importante lembrar que as empresas contratantes querem bons serviços advocatícios e não luxo nas instalações!

Enxergo para o futuro (novamente não muito distante): “escritórios totalmente integrados à vida digital (com tecnologia de ponta e sistemas de inteligência cognitiva e 100% interativos com seus clientes); menores que os atuais “big-law”; com menos clientes e melhor atendimento; com estruturas físicas espartanas (locais menos nobres que os atuais) e salas de telepresença; com espaços de uso partilhado; e muiiiiiito mais eficientes que os atuais”!

Gestão do Conhecimento em trêspalavras: Conectar Colaborar e Coletar !

Tenho escrito e compartilhado regularmente discussões sobre a necessidade de se adotar, em escritórios de advocacia especialmente, o conceito de Gestão do Conhecimento  (KM em inglês) como uma das armas (se não a mais importante) para ser utilizada na gestão estratégica, de marketing e operacional, melhorando sensivelmente o preparo do escritório no enfrentamento da atual concorrência e a adaptação ao futuro tecnológico que se aproxima a passos largos.

KM não é um software que se instala e simplesmente se coloca para funcionar. É um conceito ou uma filosofia de se tratar todo o conhecimento adquirido pela empresa e também de todo o conhecimento externo agregado relativo à atividade daquela empresa que :

(i) envolve todos os processos da empresa (desde pesquisas de mercado, passando por compras, materiais utilizados, processos construtivos, armazenagem, distribuição até marketing e vendas);

(ii) envolve principalmente pessoas e seu treinamento;

(iii) sua utilização afeta os resultados da empresa como um todo; e

(iv) é uma filosofia de trabalho e por isso deve ser incorporada com o modo de pensamento e atitude de todos as pessoas da empresa e, por fim, a decisão de investimento nela se mescla com decisão de investimento em outros ativos.

Essa filosofia, para ser incorporada à empresa, precisa ter como base alguns outros conceitos existentes ou implantados previamente para que seja efetivamente eficaz:

– conceito de “learning organization” no qual todos os integrantes tem em mente que o continuo aprendizado representa um fator preponderante para o desenvolvimento.

– conceito de “ambiente colaborativo” no qual os integrantes compartilham suas experiências e seus conhecimentos.

– conceito de “empresa inovadora” no qual a empresa incentiva a pesquisa e o desenvolvimento de novos produtos, processos e procedimentos para aumentar sua eficiência e vantagem competitiva.

As palavras “conectar” e “colaborar” simbolizam todo o processo de democratização do conhecimento tácito existente de modo a torná-lo conhecido por todos os integrantes da organização.

Por sua vez, a palavra “coletar” representa todo o aparato tecnológico envolvido nos processos de explicitação do conhecimento tácito, sua organização e o oferecimento a todos por meios simples e intuitivos de pesquisa e utilização.

Resumindo:

GESTÃO DO CONHECIMENTO TEM A VER COM: CONECTAR PESSOAS ENTRE SI, ÀS INFORMAÇÕES, AO CONHECIMENTO E AOS PROCEDIMENTOS, TODOS COLETADOS, ORGANIZADOS E INDEXADOS COM A TECNOLOGIA  NECESSÁRIA PARA ESSAS CONEXÕES.

A ajuda de consultoria externa, experiente e isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito na resolução desse desafio, bem como na definição do modelo especifico para cada escritório

Avaliação de advogados: Ainda poucos indicadores utilizados !

Antes de entrarmos na discussão da avaliação propriamente dita, temos que fazer uma análise desse profissional específico e também contextualizá-lo no tipo de empresa onde desenvolve seu trabalho. Além disso, vamos nos concentrar nesta discussão no advogado (sócio ou associado) dos chamados (aqui no Brasil) de escritórios corporativos, ou seja, que têm sua estrutura votada para o atendimento de empresas e em várias áreas do direito.

Como todo e qualquer “knowledge worker” (conforme Peter Druker) sua avaliação é composta de vários fatores que vão dos estritamente objetivos aos subjetivos e a definição desse mix está intimamente ligada à filosofia empresarial adotada pelo escritório a que ele está inserido.

Como já citado em outras discussões anteriores, advogado é um profissional que tem uma psicologia comportamental peculiar e é necessário entendê-lo para poder analisar e compreender a forma como se comporta.

As principais caracteristicas psicológicas do advogado saõ: i,- a baixíssima tolerância a falhas; ii;- alto nível de  ceticismo ; iii.- grande autonomia; iv.-alta capacidade de argumentação; v.- alto raciocínio abstrato; vi.- alto sentido de urgência; vii.- baixissima resiliência e viii.- baixa capacidade de sociabilização (por Caliper Human Strategies (UK) Ltd.).

Em relação ao avaliador, existe uma dificuldade que costuma se apresentar que é a confusão que alguns apresentam entre os indicadores subjetivos e a capacitação ou background do profissional. Fatores como formação técnica / acadêmica, experiência profissional anterior, especializações, línguas, etc., são fatores de capacitação e que devem ser levados em consideração no momento da inserção desse profissional na grade de remuneração e no plano de carreira e não devem ser utilizados na avaliação periódica de performance.

Outra dificuldade, esta em relação ao escritório e que considero a mais importante, é a falta de indicadores objetivos (obtidos dos relatórios gerenciais que deveriam existir para auxiliar na gestão econômico-financeira profissional de cada escritório) mais elaborados. Como a maioria dos escritórios brasileiros de médio e pequeno porte ainda faz uma gestão pouco profissional e pouco informatizada, a avaliação objetiva de seus advogados costuma se resumir a poucos indicadores, tais como horas marcadas e horas faturadas.

Os indicadores de performance (KPI´s em inglês) devem ser muito mais abrangentes e apenas levar em consideração a sua variação durante o período analisado. Esta também se torna uma barreira a ser transposta visto que, ao ser implantada, a política de avaliação acaba evidenciando eventuais distorções anteriores originadas no passado do profissional, tais como: i.– inserção errônea no plano de carreira e grade de remuneração no momento da contratação; ii.- avalições anteriores pouco profissionais e iii.- ausência de um plano de carreira bem definido. Da mesma forma que não se deve usar um alicate para fixar um prego e sim um martelo, não se deve utilizar a avaliação de performance para se corrigir essas distorções.

Vamos citar a seguir apenas alguns indicadores de performance a que os advogados deveriam /poderiam ser avaliados:

Indicadores de produtividade:
horas faturadas / horas marcadas
horas faturadas / meta de horas definida pelo escritório
horas faturadas / horas faturadas do sócio da área
horas faturadas em assuntos da área / horas faturadas em assuntos de outras áreas
horas faturadas em seu assunto / total de horas faturadas daquele assunto (para sócios)
horas corrigidas ou cortadas

Indicadores financeiros
contribuição liquida individual (faturado – salario)
valor bruto lançado / valor faturado
valor faturado / valor recebido
% de participação em assuntos rentáveis ou não
crescimento no período
rentabilidade dos assuntos fechados / concluídos  (para sócios)

Indicadores de Captação / cross selling
cliente fee recebido no período
novos assuntos abertos por indicação
valores gerados para outras áreas

Indicadores Institucionais
horas destinadas a palestras e organização de eventos de marketing
horas destinadas a artigos e publicações
horas dedicadas a realização de treinamentos internos
horas dedicadas a pro-bono
horas dedicadas ao auxilio na gestão / organização

Indicadores subjetivos
evolução técnica no período
evolução gerencial no período (gerenciamento de equipe)
evolução na gestão do cliente / assunto  (autonomia)
grau de satisfação do cliente (quando houver esse tipo de pesquisa)

Além desses, poderíamos enumerar muitos outros, mas todos eles vão depender dos relatórios gerenciais existentes, da definição de seu mix de valores e pesos, da filosofia de trabalho e posicionamento de mercado de cada escritório.

A ajuda de consultoria externa, experiente e isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito na resolução desse desafio, bem como na definição do modelo especifico para avaliação de profissionais.

Strategics and Knowledge Management

There is one thing we are already sure about: Recession has come!

The first question that comes to our minds is: What should we do to face it?

The answer involves some changes that we will have to adopt as well as several  attitudes that we can and must take in our companies (I dare to say they are several ones and they will be addressed in my future discussions), but now I will limit myself to explore some of the ways the Knowledge Management can and should be used in the adjustments of the existing strategies and also in the definition of the new strategies that a modern law office should adopt and follow in the these next “rough times”!

In order to better understand the correlation between the two areas, which is the theme of this article, we should address the concept of Knowledge Management [KM]. And for us to have an idea about the range of the topic,  there are several definitions of “KM” and all of them are very good.

Just for illustration purposes, I mention the definition of Melisse Clemmons Rumizen, as “the systematic process that creates, captures, shares and leverages the knowledge that is necessary for the success of a company”. The other definition I refer to is by Carla O`Dell and Cindy Hubert who state that it is the “systematic effort that allows the information and knowledge to grow, to flow and to create value for the company”.

And being more objective and pragmatic, I prefer the very well adapted and stated concept by the author Patrick DiDomenico, in his book Knowledge Management for Lawyers, where he summarizes the concept of knowledge management:  “to deliver the right information to the right person and at the right time”!

By adopting and applying this concept in the analysis of all the explicit and tacit data and information that exist in all the department scopes of one company, we can surely consider that all this “mass of information” forms the main base for addressing by the Knowledge Management. In the (virtuous) cycle of the “KM”, the information are addressed, organized, indexed, distributed in order to allow their use and, in the end , they are kept and updated to feedback the cycle,  serving to provide grounds and to leverage the critical decisions of acompany. In other words, the “KM” goes much beyond the drafts and the creation of the storage areas of standardized models that some law offices have been using on their intranets.  Those are pieces of information that were usually regarded as being solely and exclusively under the responsibility of the Financial, Invoicing/ Accounts Receivables, Human Resources departments.

1- As a first example, we can mention the treatment of the lifecycle of a client’s subject (“matterlifecycle”).

Traditionally the subjects are recorded in the internal systems aiming at the correct issuance of the invoices, their financial and timesheet control and, in some cases, the team dimensioning and management (still  little frequent).

In addition to previously mentioned basic information (subject name and code, type of collection, invoicing address, contact person at the client and attorney in charge), other several pieces of information must be included, in the several phases of the subject life, so that the KM may address them and use them in the future in a more comprehensive andeffective manner in the strategic and in the marketing strategies, such as:

In the subject creation phase: the correct identification of the performance area and activity fields to which the client is inserted, the detailed description of the addressed topic and all those people engaged (internally and externally), the internal concept of the type of work performed (type of procedural suite, audit, acquisition, merger, etc.), the person in charge of the generation, etc.

In the life phase of the subject: the maintenance and timely updating of all the changes incorporated during the entire process such as, developments, attorneys and consultants engaged, new requests by the client, etc.

In the subject final or closing phase: the inclusion of the information that effectively occurred in the subject, that is, final amounts received and spent, terms effectively fulfilled and relevant documents that were partof the work (final contracts, relevant opinions, legal theses, etc. which are much more important than background drafts).

2 – A second example is the correct generation of a proposal and its budget follow-up.

I dare to say that a small quantity of offices have accurate systems of budget and proposal generation, which in their vast majority, are performed based on remembering the similar cases and in the personal experience of the more experienced partners. The complexity of the recent subjects, the volume of the current and past information and the pressure relative to deadlines and prices make this method a little reliable and, what is worse, with little information that can be used in the future.

The proposals generated by the offices should be based on detailed budgets (in the same way the industries do), and considering the complexity, the team (all the ones engaged and their estimated quantities of hours to be dedicated), the indirect costs and other estimated expenses.

In those two examples (there are others), there are pieces of information contained in the traditional records are neglected and which, when compiled and organized may generate very important statistics in relation to the past, its evolution and the current status related to:

1. What is (are) the main market(s) where the office or the law office has bigger performance or specialization. Currently there is a big variety of law services that are specialized and connected to economic activities, such as “lifesciences”, telecommunications, (satellites, etc.), security on the internet, compliance, in addition to the traditional ones (tax, litigation, labor, etc).
2. Where and how the office is using its resources and, most importantly, where it is being more or less efficient in its results. What are or were the more profitable subject, what were the specialties or the more efficient teams.
3. What types of works performed and their accomplished results.

Additionally, and most importantly,  those statistics can and should guide the marketing and strategy efforts, that is,  which markets and types of companies the office should concentrate its efforts on; what are the stronger and more efficient internal areas, what are the internal weaknesses that need attention and investment, what fields of activity the office has more domain in the subject and that can be expanded by cross-selling efforts,  in addition to helping make decisions concerning team dimensioning and formation, contracting and investment in HR  (courses and training).

The two referred examples were and are being used as important tools to help the Managing Committee of KLA – Koury Lopes Advogados, in the strategic definitions of growth and as guidelines of their marketing actions.

Knowledge Management is a very important tool to be used in the strategic definitions and it must be seen this way by the office managers in the current and future management of their businesses.

The support by an outsourced and experienced consultancy firm, which is also exempt from internal political interactions, may indeed speed up the adaptation process to the new reality !

The Challenges in Law Firm´s Governance

In this present discussion, I am going to talk about corporate law offices (with dozens or sometimes hundreds of lawyers and partners), designed to serve medium and large companies with all their universe of legal challenges in an increasingly regulated and complicated world.

Before discussing the topic itself, let us contextualize a little better this entity called “law office”, in the subjective and objective fields.

In the first one, the subjective, we have the following:

Traditionally, these offices are formed by a group of lawyers who have certain features in common as: technical quality in specific areas of law, entrepreneurial spirit and good relationship, who decide to get together due to the mutual use of each one of their skills. They may have grouped themselves in two completely different times of their lives, that is, in the very beginning of their individual careers, or as a “split” of a bigger office, but the reasons remain the same.

Under the rational point of view, this amalgamation makes all sense once the technical complementarities create a more comprehensive capacity. Nevertheless, these members who are already partners are human beings and as such, they must have something bigger than a simple technical-commercial interest to keep them together as time goes by.

In addition to the technical affinities, other ones (not less important) of a purely emotional-psychological  nature should also be part of the choice of this partnership, that is, companionship, trust, common goals of long run and, the most important of all, personal and ethical affinities!

As already mentioned in another past discussion, it is necessary to understand how the lawyer thinks, how he behaves, and which kind of educational training he had in the past. This professional has a very low tolerance to failures, a high degree of skepticism, a great autonomy and low resilience and at last, little or no academic training in management. (see Professional Help in Law Firms Management).

Another point to be considered is the outdated concept that the great majority of office leaders have that “a law office is not a company”, compounded  by other concept existing in the status of the class that says that law has no trading objective.

In the second field, the objective, we have the following:

Again I go back to the origin, in the incorporation and evolution of those offices, which most of the times, start as small offices with scarce or almost no administrative structure. The problem is not related to starting up with a poor administrative structure, but, on the contrary, to consider that this structure is a necessary evil and a minor component in the organization.

This concept ends up, along the way, creating a deficient administrative structure, and also poorly remunerated (where the cheapest professional ever is hired), and, as a consequence, poorly prepared and with a low intellectual capacity, generating a gap among the three structures (administrative, productive and managerial), and mainly unable to supply the management with information and high quality reports and in due time.

The governance, in order to exist and to be effective, must be supported by a tripod formed by an active leadership of good quality, a motivated team that is aware of the values and objectives of the institution and a technical-administrative infrastructure that is able to provide support for decision making. In the offices, it is essential to assume that these entities are companies that aim at getting profits, and need to be treated accordingly.

Leadership is an innate feature (there are several books that even classify its styles) that not all people have naturally in their personalities, but in its absence, may be learned and trained!

One of the major roles of a leader is to establish (and clearly communicate at all levels) the values and targets of all organization in a clear way so that each person can be completely engaged when performing his/her job, taking decisions or having any other professional attitude involving the institution and himself/herself.

Team motivation is probably the most difficult part to be achieved as it involves human relationship and the way how the managers deal with their subordinates. In law offices, companies that are solely and exclusively formed by people, there is one more complicating factor as the leadership is not exercised due to a chart with strict departments and job posts, but, in fact, almost exclusively by the professional respect (technical know-how) that each attorney has towards  his/her most experienced  mate. And your “boss” does not always fit in this situation!

In those less strict structures, the existence of a structure of attraction and maintenance of talents made up by a clear career plan with the well defined attributes that the institution expects from its stakeholder at all levels and a judicious assessment method and reward and the offer of professional challenges at the same level of each stage of the career are determining factors for the creation and maintenance of a motivated and productive team.

Last, but not least, the technical-administrative structure represents, in my opinion, the Achilles’ heel in most offices because, as we have already said, it is considered to be a necessary evil and receives less attention and investments.

For the achievement of an administrative structure that is coherent with the productive structure we need to invest in order to hire qualified staff, to do a lot of training and to invest heavily in applied technology.

The creation and standardization of procedures, the pro-active maintenance of all registers and, mainly, the determination of which information must belong to those registers, form the frame work for the creation of a robust and reliable database in which the reports used in the decision making actions are reliable. Good quality systems (specified for the sector) and a robust IT structure are fundamental, but alone, without the previous part of this paragraph, do not solve the problem.

The metaphorical comparison I always make with the computers, the data they are based on and the reports they create is that they are mere “fans”. If you open a bottle of perfume behind it, this fan will spread the pleasant scent of that perfume across the environment, but, if in the other hand, you open a container with shit, the fan will spread this unpleasant stench across the room!

External and experienced support, exempt from interactions and internal relationships can help a lot in the guidance and training of leaders and in a more effective and professional management of their businesses.