“DASHBOARD” para Escritórios de Advocacia

Existem modismos em tudo o que acontece e no mundo empresarial não poderia ser diferente! Há algum tempo a palavra “dashboard” tomou o lugar dos chamados relatórios gerenciais e por isso também vou adotá-lo (mas é a mesma coisa).
Para o mercado jurídico, existe uma ferramenta importantíssima e que gera uma série de indicadores que dão uma ideia da “temperatura” da atividade do escritório que é o famoso (e famigerado para aqueles que são obrigados a preenche-lo) TIMESHEET.
Com ele, os sócios ou coordenadores tem uma ferramenta que possibilita a gestão eficiente da equipe, alocação de recursos, avaliação de desempenho e do lado do cliente, o sócio pode (e deve) gerenciar todos os assuntos que estão sendo tratados internamente, mas apesar de ser a ferramenta fundamental para a gestão operacional, ainda muito escritórios relutam em adotá-lo e torná-lo obrigatório.
O Timesheet é importante para uma boa gestão de qualquer escritório, mas não é a única ferramenta a ser utilizada. Existem outros indicadores que devem estar facilmente disponíveis aos gestores para auxiliar na governança (outra palavra na moda) de seu negócio. Entendendo aqui governança como a operação jurídica, a organização, a gestão da equipe, a gestão econômico-financeira, o marketing e a estratégia.

O DASHBOARD é o conjunto de tabelas e gráficos apresentados de maneira intuitiva e condensada em uma ou duas páginas de modo que os gestores tenham uma visão global de seu negócio e que deve ser utilizado nas reuniões estratégicas da empresa.
Uma observação importante diz respeito à origem dos dados e da facilidade com que tais dados são obtidos. A adoção de uma plataforma atual e integrada que possibilita a captação rápida das informações que irão compor o dashboard é fundamental para a eficiência e confiabilidade dessa ferramenta de governança.
Seguem alguns exemplos de indicadores que podem fazer parte de um DASHBOARD:

Indicadores Econômico-financeiros
Evolução do faturamento no período (semestre ou ano)
Gráfico de faturamento por cliente, com ênfase nos 20 maiores.
Maiores devedores (com aging)
Tempo médio de recebimento
Estrutura de custos e sua evolução
Gráficos de receitas e despesas ao longo do período
Rentabilidade total e por centros de custo
Faturamento por área de negócio ou ramos de atividade.

Indicadores não financeiros
Estrutura da equipe por tipo de profissional
Alocação de profissionais par área
Evolução da equipo no tempo
Medias de horas (marcadas, cortadas, descontadas, cobradas e recebidas)
Por tipo de profissional
Por área de atuação
Por centro de custo ou filial
Clientes captados por período e seus responsáveis
Clientes perdidos (apontando a razão) e seus responsáveis

Exemplo :

Outros Indicadores Institucionais (que podem fazer parte de um dashboard auxiliar)
Trabalhos publicados (acadêmicos)
Artigos publicados na mídia (quem gerou e qual mídia)
Visitas em site próprio (Google Analitics)
Seguidores no Linkedin (corporativo e de profissionais)
Eventos gerados
Palestras proferidas

A ajuda de consultoria externa, experiente e isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito na resolução desse desafio, bem como na definição do modelo especifico para cada escritório / empresa.

Ao tentarmos ser multitask, PERDEMOS o FOCO !

Quero abordar nesta discussão um paradoxo que nossa sociedade está vivendo neste início de século e que impacta nossas vidas e nossas empresas.

Por pertencer a geração “baby boomer”, considero que tive tenho o privilégio de ter presenciado e em algumas situações participado ativamente das profundas alterações sociais, comportamentais e ultimamente tecnológicas dos últimos 50 anos.

É pública e notória a aceleração de tudo o que está acontecendo no mundo e boa parte disso se deve ao avanço da tecnologia. Até muito pouco tempo, tínhamos tempos específicos para cada uma de nossas tarefas diárias e havia uma separação clara entre nossa vida profissional e pessoal! Lembro claramente que quando criança / jovem (década de 60), a TV tinha apenas poucos canais e tinha hora para começar a transmitir e hora para terminar. Esse mundo não existe mais!

Não quero parecer nostálgico, até porque sou e sempre fui fanático pelo futuro, por novas tecnologias e pelas novidades que vêm com ela! A verdade é que tudo mudou e o ponto onde quero chegar com esse palavrório sentimental é que hoje em dia somos bombardeados por duas forças completamente antagônicas que nos confunde e que nos obriga a sermos extremamente ágeis e adaptáveis:

A primeira delas é a pressão por conhecimento, eficiência, produtividade, profissionalismo e responsividade para nos diferenciarmos e conseguirmos nosso lugar ao sol.

A segunda é a pressão para conseguirmos acompanhar o tsunami de informações que cai sobre nós diariamente e absorver aquelas informações que nos interessam e que poderão no trazer benefícios e nos diferenciar.

Se por um lado a primeira exige de nós cada vez mais especificidade e foco para podermos produzir algo com qualidade, a segunda nos distrai de maneira brutal e para tentarmos conciliar essas duas pressões tentamos (ou achamos que podemos) ser “multitask” como os processadores dos computadores atuais que tem vários “cores”, onde cada um se dedica a uma tarefa diferente com a mesma atenção.

Existem vários estudos clínicos científicos que provam que nosso cérebro, apesar de ser ainda o melhor computador do mundo, ele tem alguns truques para lidar com isso de modo que as tarefas repetitivas que ele já sabe fazer entram num processo de automação, mas a nossa atenção é sempre voltada à tarefa principal a que estamos dedicados. O gráfico ao lado mostra estudo realizado pela BBC sobre o assunto!

Na minha humilde opinião, a única forma de conseguirmos conviver e sobreviver (profissionalmente falando) é termos muita disciplina e controlarmos muito bem a utilização seletiva de nossa atenção.

A escolha correta das melhores ferramentas de comunicação e absorção das informações  ( e-mails, whatsapp, twitter, facebook, linkedin, etc); a gestão correta do tempo com a priorização de suas atividades, separando o urgente do importante e o controle efetivo das interrupções que nos bate à porta vai melhorar o nosso nível de atenção à tarefas que estamos desenvolvendo. Além disso, o planejamento antecipado de nossas obrigações e compromissos e por fim o mais importante, a alocação de um tempo só nosso dedicado ao PENSAMENTO, vai nos deixar um pouco menos estressados e mais eficientes!

TIMESHEET, Oh! TIMESHEET !

Timesheet: a palavra mais discutida, desejada (por poucos) , odiada (pela maioria) e que deveria ser amada e reverenciada por todos!

Poucos são os negócios que podem se dar ao luxo de ter poucos e importantes indicadores e ferramentas de gestão como a Advocacia tem no Timesheet. Outras empresas tem que ser geridas com relatórios de produção (PCPs), estoques (curvas ABC) otimização de recursos estratégicos, logística de produção e distribuição, representantes, além obviamente de todos os relatórios econômico financeiros, etc., etc.

A Advocacia, principalmente os escritórios corporativos tem no Timesheet, uma única ferramenta (exceto as exclusivamente financeiras) de gestão, que é completa e a sua correta utilização pode fornecer a mais extensiva visão do negócio. É uma pena que nem todos os líderes de escritórios dão o devido valor a esse pequeno procedimento muito simples de implantar e mais simples ainda de fazer.

O timesheet, basicamente é uma agenda (ao estilo Outlook) de trabalhos realizados por profissional com algumas características especificas, de modo a apropriar o tempo dedicado a cada tarefa, ou seja, tempo dispendido, tarefa executada, para qual cliente e assunto (ou contrato, ou processo, etc.) foi dedicado o trabalho.

Com essas informações básicas e mais algumas acessórias, que são: a taxa de cobrança de cada profissional e seu custo /hora, o setor ou área de atuação que aquele profissional faz parte, a classificação ou senioridade de cada profissional, a unidade, filial ou centro de custo  a que faz parte e o tipo de tarefa que o profissional desempenhou (esta é uma novidade introduzida pelos sistemas internacionais de faturamento eletrônicos onde cada tarefa recebe uma codificação especifica, chamada código “LEDES”) o timesheet se transforma nas seguintes ferramentas para o gestor :

1 – Ferramenta de gestão de equipe pois, pode (e deve) avaliar:

– a performance / eficiência ao comparar os tempos gastos em cada tarefa e o tempo esperado ou normal para cada uma por tipo de profissional.
– a dedicação ao comparar os tempos marcados versus as metas estabelecidas.
– a coerência entre o tipo de trabalho e a experiência (senioridade) do profissional.
– a distribuição das tarefas em função da senioridade.
– a melhor distribuição da equipe de modo a minimizar tempos ociosos.

2 – Ferramenta de gestão dos assuntos do cliente pois, pode (e deve) avaliar:

– quais trabalhos estão sendo elaborados para cada assunto ou cliente.
– quais profissionais estão envolvidos.
– como anda a evolução do trabalhos.
– quais são as previsões de conclusão ou etapas

3 – Ferramenta de controle e planejamento de custos, avaliando:

– os valores gastos em termos de custos horários de profissionais versus valores cobrados (principalmente nos casos de cobrança fixa).
– qual deverá ser a melhor distribuição da equipe nos assuntos, alocando profissionais coerentes com a complexidade e valores cobrados.

4 – Ferramenta de auxílio orçamentário pois, consegue:

– levantar e avaliar casos anteriores, observando valores cobrados, custos gerados, equipes envolvidas e principalmente resultados obtidos.

5 – Ferramenta de avaliação de:

– performance / eficiência por equipe, setor, área, centros de custo ou filial.
– rentabilidade quando associado aos controles financeiros e de apropriação de custos.

Como já dito anteriormente, a simples marcação exata dos trabalhos realizados por todos os profissionais num sistema simples gera uma ferramenta poderosíssima na gestão de qualquer escritório de advocacia.

Se é simples e extremamente poderosa e eficiente, porque então nem todos a adotam?  A resposta não é simples e passa por várias interpretações e a primeira e mais óbvia é que por ser uma tarefa repetitiva é muito “chata” de ser feita! Por ser chata, os profissionais tendem a procrastinar a sua execução e isso acaba se tornando um dos piores problemas pois , ao fazerem não imediatamente ao termino do trabalho, acabam esquecendo do detalhamento correto e também de alguns pequenos trabalhos realizados.
Além de ser chata para aqueles que devem fazê-lo, é bastante trabalhosa a tarefa de revisão e conferência por parte dos coordenadores de equipes mas, a sua correta execução e conferência fornece um relatório extremamente detalhado dos trabalhos ao cliente sendo fator importante na satisfação ou não do mesmo.
Outro ponto é a falsa sensação de não necessidade, principalmente nos casos de cobranças fixas, por etapas e com profissionais com salários fixos. Ao contrário do que pode parecer, são exatamente nestes casos onde a figura do timesheet pode determinar claramente onde estão os resultados positivos e negativos evitando uma gestão cega de um “bolo” que pode potencialmente ser fatal ao negócio.

A ajuda de consultoria externa, experiente e isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito na resolução desse desafio, bem como na definição do modelo especifico para cada escritório / empresa.

José Paulo Graciotti, é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro formado pela Escola Politécnica com especialização Financeira pela FGV e especialização em Gestão do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA– International Legal Technology Association. Há mais de 27 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br