TIMESHEET, Oh! TIMESHEET !

Timesheet: a palavra mais discutida, desejada (por poucos) , odiada (pela maioria) e que deveria ser amada e reverenciada por todos!

Poucos são os negócios que podem se dar ao luxo de ter poucos e importantes indicadores e ferramentas de gestão como a Advocacia tem no Timesheet. Outras empresas tem que ser geridas com relatórios de produção (PCPs), estoques (curvas ABC) otimização de recursos estratégicos, logística de produção e distribuição, representantes, além obviamente de todos os relatórios econômico financeiros, etc., etc.

A Advocacia, principalmente os escritórios corporativos tem no Timesheet, uma única ferramenta (exceto as exclusivamente financeiras) de gestão, que é completa e a sua correta utilização pode fornecer a mais extensiva visão do negócio. É uma pena que nem todos os líderes de escritórios dão o devido valor a esse pequeno procedimento muito simples de implantar e mais simples ainda de fazer.

O timesheet, basicamente é uma agenda (ao estilo Outlook) de trabalhos realizados por profissional com algumas características especificas, de modo a apropriar o tempo dedicado a cada tarefa, ou seja, tempo dispendido, tarefa executada, para qual cliente e assunto (ou contrato, ou processo, etc.) foi dedicado o trabalho.

Com essas informações básicas e mais algumas acessórias, que são: a taxa de cobrança de cada profissional e seu custo /hora, o setor ou área de atuação que aquele profissional faz parte, a classificação ou senioridade de cada profissional, a unidade, filial ou centro de custo  a que faz parte e o tipo de tarefa que o profissional desempenhou (esta é uma novidade introduzida pelos sistemas internacionais de faturamento eletrônicos onde cada tarefa recebe uma codificação especifica, chamada código “LEDES”) o timesheet se transforma nas seguintes ferramentas para o gestor :

1 – Ferramenta de gestão de equipe pois, pode (e deve) avaliar:

– a performance / eficiência ao comparar os tempos gastos em cada tarefa e o tempo esperado ou normal para cada uma por tipo de profissional.
– a dedicação ao comparar os tempos marcados versus as metas estabelecidas.
– a coerência entre o tipo de trabalho e a experiência (senioridade) do profissional.
– a distribuição das tarefas em função da senioridade.
– a melhor distribuição da equipe de modo a minimizar tempos ociosos.

2 – Ferramenta de gestão dos assuntos do cliente pois, pode (e deve) avaliar:

– quais trabalhos estão sendo elaborados para cada assunto ou cliente.
– quais profissionais estão envolvidos.
– como anda a evolução do trabalhos.
– quais são as previsões de conclusão ou etapas

3 – Ferramenta de controle e planejamento de custos, avaliando:

– os valores gastos em termos de custos horários de profissionais versus valores cobrados (principalmente nos casos de cobrança fixa).
– qual deverá ser a melhor distribuição da equipe nos assuntos, alocando profissionais coerentes com a complexidade e valores cobrados.

4 – Ferramenta de auxílio orçamentário pois, consegue:

– levantar e avaliar casos anteriores, observando valores cobrados, custos gerados, equipes envolvidas e principalmente resultados obtidos.

5 – Ferramenta de avaliação de:

– performance / eficiência por equipe, setor, área, centros de custo ou filial.
– rentabilidade quando associado aos controles financeiros e de apropriação de custos.

Como já dito anteriormente, a simples marcação exata dos trabalhos realizados por todos os profissionais num sistema simples gera uma ferramenta poderosíssima na gestão de qualquer escritório de advocacia.

Se é simples e extremamente poderosa e eficiente, porque então nem todos a adotam?  A resposta não é simples e passa por várias interpretações e a primeira e mais óbvia é que por ser uma tarefa repetitiva é muito “chata” de ser feita! Por ser chata, os profissionais tendem a procrastinar a sua execução e isso acaba se tornando um dos piores problemas pois , ao fazerem não imediatamente ao termino do trabalho, acabam esquecendo do detalhamento correto e também de alguns pequenos trabalhos realizados.
Além de ser chata para aqueles que devem fazê-lo, é bastante trabalhosa a tarefa de revisão e conferência por parte dos coordenadores de equipes mas, a sua correta execução e conferência fornece um relatório extremamente detalhado dos trabalhos ao cliente sendo fator importante na satisfação ou não do mesmo.
Outro ponto é a falsa sensação de não necessidade, principalmente nos casos de cobranças fixas, por etapas e com profissionais com salários fixos. Ao contrário do que pode parecer, são exatamente nestes casos onde a figura do timesheet pode determinar claramente onde estão os resultados positivos e negativos evitando uma gestão cega de um “bolo” que pode potencialmente ser fatal ao negócio.

A ajuda de consultoria externa, experiente e isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito na resolução desse desafio, bem como na definição do modelo especifico para cada escritório / empresa.

José Paulo Graciotti, é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro formado pela Escola Politécnica com especialização Financeira pela FGV e especialização em Gestão do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA– International Legal Technology Association. Há mais de 27 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br