“Data Centric Management” nel Diritto

“Data Centric Management” nel Diritto

Gli avvocati sono ottimi osservatori, con un’elevata capacità di analisi e sono formati a cercare i più piccoli dettagli nel loro lavoro per poi sviluppare una logica di argomentazione e difendere gli interessi dei loro clienti. Il problema è che questa logica di ragionamento non va utilizzata quando si tratta di prendere le giuste decisioni in merito alla gestione della propria attività.

La logica del diritto si basa sull’analisi del dettaglio per poi scoprire la norma (diritto, dottrina, giurisprudenza) che deve essere utilizzata nella sua argomentazione. La logica di gestione, invece, è esattamente l’opposto, cioè bisogna osservare sistematicamente il problema, sollevare le ipotesi e le teorie applicabili, metterle alla prova verificandone i risultati e quindi scegliere la soluzione migliore che si applica al loro problema (questa è la ricerca scienziato). Maggiore è il numero di osservazioni, ovvero dati e informazioni, maggiori sono le possibilità di successo nel processo decisionale.

Questo è il conflitto tra i due metodi, perché nella logica del diritto non ci si può permettere di sperimentare e sbagliare.

William Edwards Deming divenne famoso per i suoi studi e le tecniche per migliorare l’efficienza produttiva statunitense durante la seconda guerra mondiale e in Giappone nel dopoguerra e coniò la frase “Senza dati tu sei solo un’altra persona con un’opinione” che penso si adatti perfettamente alla sfida. nella gestione in diritto, perché le decisioni migliori non sono quelle che derivano dal potere argomentativo di una persona, ma dalle informazioni (dati ed esperienze).

Possiamo dividere questa discussione in due temi principali: Legal Management e Legal Business Management, e in entrambi l’importanza della tecnologia è estrema.

Nel “Legal Management” la soluzione tradizionale di ricercare dottrine e giurisprudenza e di rispondere al cliente con parole come “Possibile, Probabile e Remoto” senza determinare scadenze o costi non soddisfa più le richieste del mercato consumittore, cioè dei clienti . Questi vogliono sempre più soluzioni agili, efficaci e meno costose e per questo gli avvocati devono ottenere più informazioni e fornire soluzione più obiettive (anche se sappiamo che la risposta non sarà mai esatta, poiché dipenderà sempre da una decisione di giudici umani, per ora ).

I clienti vorrebbero sapere:

• Quali/Quanti casi sono simili al mio?
• Qual è la probabilità di successo (% di successo e % di fallimento)
• Qual è la statistica di successo per ogni argomento utilizzato, tribunale o giudice giudicante? Qual è l’argomento migliore?
• Qual è la statistica delle decisioni favorevoli o sfavorevoli in ciascuna regione (stato, comune, ecc.)?
• Qual è il periodo di tempo previsto (sempre basato su statistiche) per l’aggiudicazione di questo tipo di caso?
• Qual è il costo previsto?

Affinché l’avvocato sia in grado di fornire tali informazioni, l’adozione della tecnologia associata alla giurimetria e alla scienza dei dati è assolutamente essenziale e diventa sempre più critica man mano che si avvicina all’avvocatura di grande volume.

I sistemi che generano report statistici delle informazioni interne all’impresa associati a sistemi di estrazione statistica dalle sentenze dei vari tribunali costituiscono la base per il processo decisionale strategico su ogni caso specifico.

Sulla base di tutte queste informazioni, il cliente si aspetta dal suo avvocato il miglior consiglio per il suo caso specifico, che può includere un accordo o il ritiro del processo.

In “Legal Business Management”, non c’è l’incertezza intrinseca nel giudizio, ma ciò non facilita le decisioni, poiché implicano le conseguenze umane derivanti da tali decisioni.

La conoscenza delle informazioni esatte e dei dati numerici esistenti sono essenziali per la composizione della corretta decisione, ma ricordiamo che negli studi legali l’unico fattore produttivo è costituito esclusivamente dall’essere umano e l’analisi degli impatti umani di qualsiasi decisione è estremamente importante. La gestione moderna non supporta più decisioni basate sull’intuizione (sebbene sia importante), supposizioni o stupida autocrazia.

Ogni buon manager del “business” legale dovrebbe:

• Conoscere la composizione dei tuoi costi (diretti, indiretti e fissi).
• Conosci la stagionalità e la composizione delle tue ricette.
• Conoscere esattamente la redditività di ogni cliente e di ogni pratica o soggetto.
• Conoscere è la redditività di aree, settori e team.
• Conoscere e analizzare tempestivamente la produttività di team e avvocati.
• Gestire la corretta distribuzione del lavoro al fine di ottimizzare costi, tempi e team.

Sono necessari:

• Piano dettagliato di conto entrate e spese.
• Piano di carriera e compensi aggiornati con le nuove generazioni.
• Sistema ERP moderno e aggiornato.
• Uso tempestivo e obbligatorio dello timesheet per tutti lavori fatturabile e istituzionale.
• Cruscotti strategici e operativi con informazioni aggiornate.
• Team di back-office professionale e formato per generare i report necessari.

È in B&D (new business development) che l’utilizzo di dati e statistiche ha praticamente provocato una rivoluzione nel diritto. Il modo tradizionale di attrarre nuovi casi o clienti (tramite segnalazione o tramite una rete di contatti personali dei partner) si è rivelato insufficiente, poiché il mercato dei consumatori di servizi non si è ampliato nella stessa proporzione con la creazione di nuove sedi e nuovi fornitori di servizi , i cosiddetti ALSP.

L’acquisizione attiva e guidata è il nuovo modo di espandere il business e l’utilizzo di basi informative aziendali continue, già disponibili sul mercato (esempio PBV Monitor) è fondamentale per rispondere ad alcune richieste:

• A quali attività partecipa o intende partecipare il mio cliente?
• A quali attività partecipano i miei concorrenti diretti?
• Quali sono le statistiche aziendali nei campi in cui sono specializzato?
• Quali linee di business si stanno espandendo o contraendo?
• Quali sono le opportunità a breve e medio termine?

Con queste informazioni, i gestori possono (e dovrebbero) dirigere meglio i loro sforzi di acquisizione di nuovi clienti o pratiche e aumentare le loro possibilità di crescita.

Per attuare in questa nuova forma di gestione è necessario un adeguamento radicale dell’atteggiamento dei gestori al fine di comprendere i cambiamenti in atto nel mercato consumer dei servizi legali. Come già accennato, i clienti vogliono servizi più veloci, forniti da aziende moderne, tecnologicamente aggiornati e, se possibile, meno costosi.

La qualità tecnica è ovviamente la premessa per essere in questo mercato, ma la qualità da sola non basta. Per continuare in questo mercato sempre più esigente, è necessario saper fornire un buon servizio e soddisfare il cliente, se possibile sorprenderlo, e per questo il processo decisionale basato sull’informazioni è la chiave.