LAVORO IBRIDO NEGLI STUDI LEGALI – IL NUOVO MODELLO ?

LAVORO IBRIDO NEGLI STUDI LEGALI – IL NUOVO MODELLO ?

1 – L’adozione

Tra i tanti cambiamenti che la pandemia ci ha costretto ad adottare, credo che il principale sia stata l’adozione definitiva dell’opzione del lavoro a distanza (cosi detto smart working). Prima del COVID, le aziende tecnologiche adottavano quasi esclusivamente questa modalità di lavoro come regola. Ricordo chiaramente che parlando con il rappresentante Dell che mi ha servito dall’ultimo ufficio in cui ho lavorato, mi ha detto categoricamente: “se tutti i dipendenti Dell decidessero di andare a lavorare in sede, non ci sarebbero posti/tavoli disponibili per tutti” .

Gli uffici tradizionali sono sempre stati molto scettici su questo tipo di lavoro, poiché ritenevano la presenza fisica molto importante per lo sviluppo del lavoro e c’era anche un’enorme sfiducia sulla sicurezza e riservatezza delle informazioni nelle applicazioni di teleconferenza.

Come tutti sappiamo, cambiare le abitudini richiede uno sforzo enorme e lo farà se fatto di propria iniziativa e l’inerzia e l’adattamento sono miti forti nella nostra vita quotidiana. Con l’imposizione della pandemia, ci adattiamo e ci rendiamo conto che funziona e molto bene, tra l’altro.

Ora che le cose si stanno calmando, ci rendiamo conto che l’adozione di questo tipo di lavoro porta dei vantaggi, principalmente finanziari (che sono i grandi motori del cambiamento) e che eravamo soliti disprezzarli:

• – Riduzione degli spazi fisici e conseguente riduzione dei costi fissi
• – Ottimizzazione dei tempi, senza necessità di spostamenti (in città ad alto traffico)

Tuttavia, come tutte le modifiche, comportano anche alcune preoccupazioni e modifiche che devono essere implementate affinché tutto funzioni in modo soddisfacente:

• – Tecnologia che soddisfa le esigenze e la sicurezza delle informazioni.
• – Coordinamento del lavoro e gestione dei talenti.
• – Comunicazione
• – Gestione e pianificazione aziendale

Quella che si è consolidata come tendenza è l’adozione di una forma di lavoro ibrida, cioè in parte a distanza e in parte a tu per tu e la grande incertezza presente e per il futuro sarà quella di trovare un equilibrio tra queste due forme di lavoro.

2- La tecnologia come fattore fondamentale

Sicuramente il grande alleato nell’attuazione di tutti questi cambiamenti è la tecnologia. Tutto ciò che viene valutato in questa discussione dipenderà dall’esistenza o meno di sistemi e applicazioni che ne consentano l’adozione e cito esempi:

• – L’esistenza di un sistema che fornisce l’accesso remoto in modo semplice e sicuro (sistemi in cloud).
• – Sistemi di controllo dei processi e operazione (ERP) con controllo accessi e sicurezza.
• – Sistema di distribuzione delle attività e controlli di esecuzione.
• – Sistemi di gestione dei documenti (DMS).
• – Sistemi operativi e di controllo finanziario con la dovuta sicurezza.
• – Sistemi di comunicazione tra persone e gruppi.

3 – La Pianificazione e Controllo Operativo

Tradizionalmente, negli studi legali, la distribuzione e il monitoraggio dell’opera avveniva in modo personale, ovvero il socio chiamava quell’avvocato che riteneva in grado di svolgere l’incarico e ne verificava la disponibilità. Sebbene esistessero metodi più automatizzati per questo, è così che erano fatte le cose. Ancora una volta la pandemia ci ha spinto a utilizzare metodi più moderni!

Se adottiamo il lavoro ibrido, come distribuire il lavoro e scegliere il miglior professionista per eseguirlo? Aspettare che il professionista sia presente per parlare con lui? Non mi sembra il modo più intelligente!

Devono essere presi alcuni accorgimenti associati ad alcune precedenti attività esistenti:

• – Lo strumento principale per valutare la disponibilità è il timesheet. Con esso, il partner o il supervisore ha un’idea chiara del lavoro che sta attualmente svolgendo quel professionista.
• – La consultazione con i sistemi di pianificazione e distribuzione delle attività (tipo Trello) può fornire al supervisore una visione accurata dello stato di avanzamento e delle previsioni di consegna dei lavori
• – La consultazione con il sistema di monitoraggio procedurale (se applicabile) fornirà un’idea degli obblighi urgenti e non rinviabili.
• Infine, ma non meno importante, è indispensabile disporre di: un manuale di procedura estremamente dettagliato; “job description” per incarichi amministrativi e monitoraggio tempestivo da parte di partner e coordinatori sull’andamento di tutte le attività dello studio. Ciò riduce al minimo le aree di dubbio e di conseguenza la necessità di interazione.

In caso di adozione del lavoro ibrido, consiglio di utilizzare periodi di presenza fisica per revisione e consulenza, quando ciò si rende necessario.

È essenziale che lo studio abbia una chiara definizione delle regole del suo sistema di lavoro ibrido al fine di creare prevedibilità e pianificazione del lavoro per i suoi dipendenti e soprattutto per i coordinatori. Esempi: quanti giorni alla settimana o al mese puoi dedicare al lavoro a distanza; quali orari devono essere disponibili i dipendenti e in particolare questi ultimi devono fornire ai coordinatori una previsione anticipata e settimanale del proprio orario, di persona o da remoto.

4 – La Gestione Aziendale (Finanziaria e Amministrativa)

Se prima della pandemia era già molto importante presentare ai partner i report finanziari di back-office, ora con il lavoro a distanza questa procedura è diventata cruciale. La corretta definizione delle tipologie di report da consegnare e dei tempi di consegna consentiranno ai partner direttivi di prendere le decisioni necessarie per la gestione finanziaria della propria azienda. I miei suggerimenti sono:

• – Report giornaliero con ingressi e uscite dal giorno precedente e saldo aggiornato.
• – Elenco dei pagamenti da eseguire il giorno dell’approvazione da parte del socio amministratore. Data la mancanza di presenza fisica, è fondamentale adottare un sistema di integrazione bancaria al fine di evitare il più possibile l’emissione e la firma di assegni cartacei.
• – Report di monitoraggio settimanale (identico a quello giornaliero) con previsioni per il mese in corso e per i prossimi 30 giorni.
• – Report mensile (alla fine del mese in corso) contenente lo storico degli ultimi 3 mesi e le previsioni per i prossimi 3 mesi futuri.
• – Affinché questi rapporti possano essere prodotti senza errori, è essenziale:
  • – Adottare un piano dei conti finanziario dettagliato.
  • – Esistenza di un piano di allocazione dei costi fissi (per area, ad esempio).
  • – Avere un sistema e personale per monitorare i conti bancari su base giornaliera

Ancora e principalmente, la tecnologia è una parte fondamentale di questo processo e deve fornire un accesso sicuro e veloce a tutti coloro che sono coinvolti in questo processo.

La presenza fisica può essere definita solo per casi particolari e deve, come al punto precedente, essere opportunamente pianificata.

5 – La Gestione dei Talenti

Questo compito, a mio avviso, può essere il più difficile da adattare al lavoro a distanza, perché quando si parla di conversazioni per motivi di coaching o di valutazioni periodiche ai fini del pagamento di bonus e/o promozioni, la presenza fisica è fondamentale. Aspetti come l’espressione corporea, l’espressione facciale e gli sguardi (sia del coordinatore che del collaboratore) sono fondamentali nella comunicazione e credo che, in questo caso, i sistemi di comunicazione virtuale non siano ancora lo strumento migliore. C’è anche l’aspetto psicologico della persona da valutare, che può essere considerato mancato di rispetto o mancato di rispetto da una valutazione virtuale.

Il mio suggerimento è che le correzioni di rotta minori senza l’onere di una valutazione formale possono e devono essere eseguite virtualmente, ma le maggiori dovrebbero comunque essere eseguite di persona. Con una pianificazione anticipata (come menzionato sopra) questo può essere facilmente risolto.

6 – La Comunicazione

Questo argomento è sempre stato il “tallone d’Achille” negli studi legali, come ha già individuato la società Caliper negli USA, solo il 12% di avvocati e partner riesce a sviluppare un rapporto di empatia con clienti e dipendenti (nota 1).

Con il lavoro a distanza, le interazioni personali tendono a essere più scarse e questa situazione può peggiorare, quindi è molto importante prendere alcune precauzioni:

• – Utilizzare la posta elettronica solo ed esclusivamente per rispondere o trasmettere le richieste dei clienti.
• – Essere assolutamente chiari e concisi nelle richieste rivolte ai dipendenti.
• – Definire chiaramente i compiti da svolgere e le scadenze da rispettare.
• – Se la presenza fisica non è possibile, utilizzare strumenti che consentano al massimo la comunicazione con le immagini (Zoom, Teams, WhatsApp, ecc.) per trasformare la comunicazione in conversazione.
• – Infine, la cosa più importante: mai, in alcun modo, utilizzare strumenti di comunicazione scritta per qualsiasi discussione, sia su argomenti operativi, strategici o soprattutto più delicati. Questa osservazione ha due aspetti importanti: primo, garantire una corretta comunicazione tra le parti, riducendo al minimo le interpretazioni, e secondo, garantire la riservatezza (se si utilizzano strumenti che la garantiscano).

Nota 1: pubblicato nel libro “Growth is Dead: Now What”, di Bruce MacEwem – Adam Smith Esq., Ny 2013