CRIAÇÃO, HIGIENIZAÇÃO E HOMOGENEIZAÇÃO DE CADASTROS

Tenho constantemente utilizado em minhas discussões a figura ilustrativa do ventilador para enfatizar a importância de se ter e de se preocupar com a qualidade dos dados e das informações básicas sobre as quais todos os relatórios gerenciais serão produzidos e principalmente sobre estes é que são tomadas as decisões numa organização.
Comparo sempre o computador (agrupando nesta palavra toda a tecnologia, sistemas e processos que geram os tais relatórios) com um ventilador numa sala fechada e que tem a capacidade de circular o ar na mesma.  Como todos sabem, o movimento giratório da hélice faz com que o ar existente na parte de trás do ventilador seja sugado e ao mesmo tempo empurrado para frente, fazendo o ar de espalhar pela sala. Se um elemento que tenha odor próprio for colocado atrás desse ventilador, o resultado disso será a dispersão desse odor pela sala.
Se trocarmos metaforicamente falando, em nossas mentes ventilador por computador e esse elemento que tenha odor por cadastros ou informações básicas, o resultado da dispersão do odor na sala serão os relatórios gerenciais produzidos.
Agora imaginem duas situações distintas: na primeira colocamos um frasco de um perfume agradável (CHANEL nº 5 por exemplo) aberto atrás desse ventilador e na segunda colocamos um recipiente contendo fezes. Na primeira o resultado será a sala com um aroma delicioso e na outra cheirando a merda!

Isto exemplifica de modo enfático a importância de se ter e cuidar dos dados e informações básicas corretas e confiáveis para poder-se confiar nos relatórios gerados por esses elementos.
Trazendo na discussão para os escritórios de advocacia e lembrando que em grande parte das vezes os aspectos administrativos e burocráticos são relegados a um segundo plano ou (pior), que os profissionais jurídicos são ocupados demais para se preocupar com esses aspectos menores.  O problema reside no fato de que são estes profissionais que detém as informações corretas e precisas para o preenchimentos dos cadastros e delegar esse trabalho para staff ou back-office dá a falsa sensação de eficiência e rapidez, porém com uma consequência potencialmente desastrosa para o futuro.

O processo de cadastramento das informações relevantes é importantíssimo na fase inicial, mas também é vital o seu acompanhamento e revisão constante por conta da dinâmica do mundo jurídico. É bastante comum clientes serem cindidos, adquiridos e fundidos num mesmo escritório e esse é apenas um exemplo simples que causa mudanças radicais nos sistemas de faturamento, nos timesheets, nos GED´S e sistemas de arquivamento históricos de informações.
Outro exemplo é a definição correta e completa das informações que devem estar armazenadas nos cadastros de clientes e assuntos (ou casos, contratos, etc.), pois na maioria das vezes a preocupação se resume apenas às informações necessárias ao faturamento.
O cadastramento dos contatos existentes no cliente, sua origem, sua função, e seus interesses e relacionamentos internos são fundamentais para ações de cobrança, ações de marketing, cross-selling , etc., é apenas outro exemplo.Embora geralmente relegado a segundo plano, me arriscaria afirmar que é o ponto fundamental (além do timesheet) para uma boa e eficiente governança!

A definição correta das informações relevantes que devem compor todos os cadastros dos escritórios é fundamental para a sua melhor utilização futura. Vejam bem que eu me referi às informações relevantes, pois existem dois erros básicos que se costuma fazer ao serem criados os tais cadastros: o primeiro é o de se criar espaços para informações única e exclusivamente para emissões de faturas e “cartões de Natal” (antigo, né!) e o outro é exatamente o oposto, ou seja, exagera-se no número de informações previstas, que torna o preenchimento inicial ou a manutenção um trabalhos exaustivo e chato o que mina a sus existência. Já observei em minhas experiências passadas de se preencher com um ponto (.) os campos obrigatórios que se considera não importantes.
Outro ponto a ser considerado é a definição da responsabilidade pelo acompanhamento dos cadastros. Isto inclui o gerenciamento desde a criação das informações iniciais ou cadastramento inicial, a atualização e manutenção constante e periódica, ou seja , a higienização e a garantia de que todos os campos estejam preenchidos com os mesmos critérios, ou seja a homogeneização! (lembrem-se doi ditado de que cachorro com vários donos, morre de fome!)

Esse “PEQUENOS” detalhes irão fazer toda a diferença no grau de confiabilidade dos relatórios gerencias (dashboards) criados e consequentemente na aferição das decisões empresariais tomadas e baseadas nestes!

José Paulo Graciotti, é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro formado pela Escola Politécnica com especialização Financeira pela FGV e especialização em Gestão do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Adminitrators. Há mais de 27 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br

Os desafios do “Jurídico Digital”

O Conflito entre Advogar e Gerir

Numa das minhas primeiras comparações metafóricas a respeito do negócio chamado Escritório de Advocacia eu o comparei a um restaurante, fazendo a seguinte pergunta: O que faz uma pessoa ir (ou voltar) a um determinado restaurante?

A resposta foi (e é): ótima comida, ótimo atendimento/serviços e preço coerente!

Como também já foi dito, Escritórios de Advocacia se encaixam perfeitamente nesta resposta, apenas substituindo a expressão ‘ótima a comida’ por ‘ótimas soluções jurídicas’, ou seja: ótimas soluções jurídicas, ótimo atendimento/serviços e preços coerentes!

Para que isto seja possível, iremos precisar de ótimos profissionais (sejam eles jurídicos ou administrativos), sistemas e tecnologia atualizados, muito treinamento e principalmente uma organização muito boa e dimensionada corretamente e é neste ponto que começa a aparecer o conflito citado.

Preciso citar neste ponto novamente a evolução natural de um escritório de advocacia após a sua criação. Já vimos que escritórios geralmente são formados pela aglutinação de dois ou mais profissionais jurídicos que, por vários motivos (complementariedade de áreas, afinidades profissionais, empreendedorismo, objetivos pessoais e éticos, etc.) se agregam e formam uma sociedade de advogados.

Novamente a comparação metafórica com um restaurante torna-se elucidativa, pois podemos comparar o(s) advogado(s), que detém o conhecimento e a capacidade técnica capazes de fornecer ótimas soluções jurídicas para seus clientes a um chef que também detém o conhecimento e capacidade de gerar pratos deliciosos.

Imaginem agora este chef que à noite (apenas exemplificando) estará à frente da produção desses pratos, mas também deverá se preocupar principalmente com a escolha e aquisição correta dos produtos (carnes, peixes, verduras, temperos, etc.); com a contratação e treinamento de mâitres, someliers, garçons, recepcionistas, etc.; com a decoração e apresentação das mesas e por último com os aspectos financeiros do negócio chamado “restaurante”.

Da mesma forma que um chef gosta de criar e preparar seus pratos, os advogados também gostam de advogar e criar as soluções jurídicas para seus desafios, mas também devem se preocupar com todos as outras tarefas e decisões inerentes à gestão do seu negócio e que normalmente são encaradas como “obrigações chatas” ou “mal necessário”.

À medida que o negócio cresce (decorrente dos bons pratos oferecidos ou ótimas soluções jurídicas), é natural que a gestão se torne cada vez mais complexa, exigindo cada vez mais atenção do chef ou do sócio gestor e “roubando” tempo destes na produção de seus trabalhos técnicos (aos quais eles tanto gostam de se dedicar).

A solução para este conflito aparece quando a empresa (seja ela qual for) começa a se preocupar com os outros trabalhos de back-office, tão importantes quanto os do chamado “core business”, necessários para o preenchimento dos outros quesitos para obtenção do sucesso.

O correto dimensionamento e treinamento da equipe administrativa de bom nível técnico; a adoção de infraestrutura tecnológica atual e adaptada corretamente ao negócio; o treinamento e aprimoramento constantes de todos os integrantes da empresa e principalmente o alinhamento de todos à filosofia empresarial são fundamentais para desafogar o advogado gestor dando a ele mais tempo para se dedicar à produção jurídica.

Todos esses pontos adicionados ao produto entregue, permitem que a empresa atinja a a qualidade necessária para a satisfação de seus clientes e que responde a nossa pergunta inicial!

Sociedade de Advogados e o Movimento Browniano

Definição: O movimento browniano pode ser definido como movimento aleatório de partículas microscópicas imersas em um fluido. ^(1).

Em um fluido (liquido ou gás) existem basicamente duas forças interagindo constantemente: a primeira, que é a força que aglutina as moléculas e as mantem juntas formando o liquido (não vou entrar na discussão ou definição desta força) e segunda que é essa vibração inerente às partículas e que faz com que elas se “choquem” entre sí ⁽²⁾(vejam notas de rodapé) com maior ou menor intensidade dependendo na energia envolvida.

Se energia for aplicada ao fluido (exemplo: se aquecermos a água) as vibrações entre as partículas aumentam à medida que aumenta a energia fornecida e ao atingir o limite de romper a força que une tais partículas , o liquido muda de estado(exemplo: a água ferve e se transforma em vapor).

Eu prefiro utilizar a metáfora do FLUIDO ao invés da imagem do chamado “tecido societário” por um aspecto puramente físico: num tecido as forças só podem ser aplicadas em duas direções já que o tecido é um elemento bidimensional e num fluido as forças existem nas três dimensões e o modelo se aproxima melhor do mudo real onde os aspectos envolvidos podem e acontecem em qualquer direção ou sentido.

Nesta comparação metafórica, traço os seguintes paralelos com uma sociedade de advogados:

1 – Por não ser uma sociedade patrimonial, toda sociedade de advogados é um organismo dinâmico, não rígido, onde a relativização (valorização relativa) entre os sócios depende de vários fatores, tais como: capacitação técnica, carteira de clientes, volume de faturamento, reconhecimento do mercado, envolvimento e vários outros. Na minha comparação metafórica, é um FLUIDO (que se adapta ao recipiente onde é colocado e reage à energia aplicada a ele de forma rápida e às vezes de forma intensa).

2 – A força que aglutina as partículas (os sócios) do fluido pode ser comparada às afinidades técnicas, de complementação profissional, comerciais, ambições pessoais, éticas, etc., que aproxima os profissionais autônomos e os faz se juntar criando uma “sociedade de advogados”.

3 – A vibração das partículas são as características individuais, que podem ser enumeradas como: experiências profissionais diferentes, estágios de vida diversos, objetivos individuais, agressividade comercial e principalmente personalidades e egos e que formam o “movimento browniano” gerando constantemente atritos e impactos entre as “partículas” e sempre tendendo a separá-las.

4 – Por fim a energia externa envolvida nesse organismo FLUIDO é representada pelas pressões a que uma sociedade está sujeita. Um exemplo, novamente fazendo o paralelo com a física, se comprimirmos um gás , as partículas ficam mais próximas, aumenta o atrito entre elas e o gás esquenta. Isso é o que acontece quando uma sociedade é obrigada a encolher por crises de mercado, diminuição de faturamento que aumentam a tensão entre os sócios.

A maior das pressões não é externa e sim interna, sendo representada pela forma com que os sócios, que são indivíduos diferentes (item anterior), se relativizam e se valorizam mutuamente e isso acaba, em última instância, interferindo diretamente no órgão mais sensível do ser humano: o bolso!

Quando essa energia é demasiada, ou seja, as diferenças se tornam mais evidentes  e aumentam drasticamente o atrito e incomodando todas as outras “partículas” do fluido (exemplo: um sócio que num determinado período prolongado não performa satisfatoriamente e não faz jus à sua participação nos lucros auferidos pela sociedade). Lembrando que estes são apenas dois exemplos de forças que podem interferir numa sociedade!

Essa formula de relativização deve ser tal forma que equilibre de maneira orgânica, dinâmica e fluida (como é uma sociedade de advogados) as duas forças opostas a que as “partículas” estão sujeitas, ou seja, compatibilizando as afinidades que aglutinam os sócios com as suas diferenças e ambições!

• (1) O nome é dado em homenagem ao botânico Robert Brown. Em 1827, ao olhar através de um microscópio partículas encontradas em grãos de pólen na água, observou que as partículas se moviam através da água, mas não foi capaz de determinar os mecanismos que causaram este movimento
• (2) Teoria corpuscular da matéria.

1a. Conferência – GOVERNANÇA DA INFORMAÇÃO para o Mercado Jurídico

TECNOLOGIA em Escritórios de Advocacia

GOVERNANÇA DA INFORMAÇÃO PARA O MERCADO JURIDICO – SAVE THE DATE

É com prazer que anunciamos que a GRACIOTTI ASSESSORIA é uma das organizadoras do evento “GOVERNANÇA DA INFORMAÇÃO PARA O MERCADO JURÍDICO” que se realizará no próximo dia 11 de maio no Hotel Intercontinental em São Paulo.

O evento discutirá o atual cenário do Mercado Jurídico e seus desafios na utilização da Governança das Informações com objetivos operacionais para o aumento da eficiência, produtividade e competitividade e também nos aspectos estratégicos com a extração das informações relevantes para a tomada de decisão.

Participarão do evento os gestores dos principais escritórios de advocacia brasileiros e Diretores Jurídicos de grandes empresas nacionais e internacionais. Também traremos a experiência de dois palestrantes internacionais, nos agraciando com a visão de grandes escritórios e grandes corporações (contratantes de serviços jurídicos).

Será o primeiro evento sobres esse assunto e dessa envergadura no Brasil e vocês não podem deixar de comparecer.

O evento será lançado oficialmente na próxima semana (enviarei os convites a todos) e para maiores informações, peço contatar  Roberta Froeder (KNect 365) pelo telefone (11) 3017-6872 ou pelo e-mail roberta.froeder@informa.com

DESMISTIFICANDO (OU SIMPLIFICANDO) A INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL PARA O MEIO JURÍDICO

Como eu sempre tenho comentado, tudo passa por um período de “moda” quando se utiliza exageradamente alguma coisa e esta, depois de um certo ponto, passa a incorporar nossas vidas e não nos surpreende mais ou gera vontade de consumo. No mundo corporativo e no linguajar dos negócios também é assim! Lembram dos termos “Balanced Scorecard”; “ROI”, “SWOT” e mais recentemente “Dashboards”?

Pois é, isto está acontecendo nesse momento com o termo “AI” ou Artificial Intelligence” e está bombando (como se diz nas redes) na área jurídica!

Parece que o santo graal para solução de todos os problemas do mercado jurídicos é a “AI” e muito se publica e se compartilha sobre o assunto (eu mesmo, inclusive).

Vamos então entendê-la melhor:

Primeiro ponto: O termo inteligência artificial foi moldado nos anos 60 pelo cientista John McCarthy : “AI is the science and engineering of making inteligente machines, especially intelligent computer programs” e desde lá vários cientistas e pesquisadores desenvolveram e ainda desenvolvem esses programas

Segundo ponto: Inteligência artificial, nada mais é do que uma série de algoritmos matemáticos e/ou estatísticos muito complexos específicos permitem que máquinas cheguem a resultados próximos ao do raciocínio humano (novamente para tarefas muito específicas) com muita rapidez.

Nestes algoritmos estão incluídos os de Regressão, “Ensemble Estatístico” Redução de dimensionalidade, Agrupamentos (Clustering), apenas para citar alguns.

Vejam slide ilustrativo abaixo:

Terceiro ponto: O desenvolvimento do processamento e cognição semântica da linguagem e cognição de imagens (outros algoritmos específicos) permitiu que as maquinas começassem a entender a mensagem embutida dentro de um texto escrito, além do puro significado das palavras.

A combinação de vários desses algoritmos e o processamento cognitivo permitiu que a ciência da computação começasse a invadir a área das ciências humanas, onde as informações e o conhecimento são expressos por palavras e não por números (facilmente computáveis), mesmo que timidamente tendo em vista que a necessidade de processamento ser muito maior do que a numérica.

Quarto ponto: O desenvolvimento exponencial da capacidade de processamento dos processadores (Lei de Moore) e o desenvolvimento das chamadas redes neurais, onde computadores são interligados numa rede tridimensional, possibilitou que tais algoritmos começassem a ser produzidos e comercializados (além do mundo acadêmico).

Quinto ponto: O desenvolvimento de algoritmos específicos para tomada de decisão pelos computadores, gerou o termo “Machine Learning” onde os computadores “aprendam” com suas decisões anteriores de maneira supervisionada por humanos ou não supervisionada (por análise estatística).

Imaginem agora que todos esses desenvolvimentos (que evoluíram nas últimas décadas paralelamente) foram e estão disponibilizados para os criadores de sistemas e programas para o meio jurídico e permitindo o aparecimento até o momento (e virá muito mais) dos seguintes sistemas que estão sob o rótulo de Inteligência artificial:

1 – Pesquisa Legal (Legal Research).

2 – Predição (Prediction)

3 – Criação de documentos (Document Assembly)

4 – Analise de Contratos (Contract Analytics)

5 – Automação de Conhecimento (Knowledge Automation)

6 – e-Discovery (motores de busca sofisticados –  mais utilizado nos EUA)

A verdade é que mesmo sendo uma evolução natural da tecnologia, é a primeira vez que ela atinge o mercado jurídico com tanta intensidade e vai nos forçar a nos adaptarmos rapidamente a ela, mas por outro lado gera uma insegurança (passageira) em relação ao novo

Quem é mais velho (como eu) há de se lembrar da reação de alguns advogados quando do aparecimento dos processadores de texto (Wordstar e Word), quando chegou-se a argumentavam que com a possibilidade de se reutilizar documentos gravados e o usar o “copy & paste”, estes deixariam de pensar mais !  Imagina-se atualmente um advogado sem um processador de texto em seu computador ?  Alguém ficou mais burro ?

Como já disse anteriormente, não tenho a visão “dark” onde, no futuro, os advogados seriam substituídos por maquinas e sim uma visão mais pragmática, onde esses profissionais serão forçados a se adaptar às mudanças e alterar (para melhor) suas formas de trabalhar com maior  utilização dos seus cérebros para as decisões complexas e deixar a máquina fazer procedimentos mais repetitivos e, por incrível que pareça,  “menos inteligentes”.

José Paulo Graciotti, é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro formado pela Escola Politécnica com especialização Financeira e especialização em Gestão do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Administrators. Há mais de 27 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br

“Wrapup” do ano e tendências para 2017

Este ano* foi (e ainda está sendo) muito movimentado no âmbito dos acontecimentos jurídicos e não me lembro de ter presenciado algo parecido no passado recente, mas também foi palco de uma explosão de mudanças tecnológicas que começaram a abalar a estrutura de governança do tradicional mercado jurídico brasileiro.
Estou me referindo ao crescimento vertiginoso das tecnologias da chamada “Inteligência Artificial” que, de uma hora para outra, ”floresceu” como cogumelos aparecem numa manhã úmida no chão de uma floresta escura.
Participo há 20 anos de uma associação voltada ao estudo e desenvolvimento de tecnologia para escritórios de advocacia nos EUA e para se ter uma ideia, entre 2015 e 2016 apareceram simplesmente 35 empresas apresentando produtos e serviços voltados a esse mercado com utilização de tecnologias cognitivas.
Para contextualizar melhor, o termo “Inteligência Artificial” na verdade, abrange uma série de tecnologias e algoritmos matemáticos e estatísticos que permitem que a máquina “aprenda” cognitivamente, além do binário sim ou não, e consiga tomar decisões baseadas em experiências anteriores.
No slide retirado de uma apresentação da “NeotaLogic” que ilustra muito bem esse tema.

Além disso, existem dezenas de algoritmos matemáticos e estatísticos que podem ser utilizados para várias áreas do Direito, tais como: regressão, árvores de decisão, redes neurais, “ensemble”, “deeplearning” etc.
Todas essas tecnologias estão permitindo a:
1 – Identificação cognitiva de documentos e a extração dos temas abordados internamente não apenas pelas palavras contidas, mas pelo seu significado semântico.
2 – Classificação e distribuição automática desses documentos para os profissionais que detêm o conhecimento coerente ao seu conteúdo.
3 – Pesquisa inteligente (novamente não só por palavras) das informações necessárias à elaboração de um novo documento tais como: jurisprudências, doutrinas, caso anteriores etc.
4 – A própria elaboração automática de documentos baseada em respostas a perguntas temáticas. Exemplo: criação de contratos sobre temas específicos.
5 – Predição, ou seja, a análise estatística de julgamentos prévios e previsão de “ganho ou perda” de determinada tese em determinado Tribunal.
Tudo isso está impondo ao mercado jurídico inteiro (escritórios, departamentos jurídicos, até juízes e tribunais) uma mudança na forma de se olhar, entender, se comportar e principalmente de como e gerenciar a profissão advocatícia.
Num período, que eu considero irá durar muito tempo, em que há uma escassez de recursos financeiros no mercado, com a concorrência mais acirrada e todas as empresas buscando eficiência e produtividade, a adoção dessas tecnologias irá permitir o início da introdução desses conceitos no acomodado mercado jurídico.
Não estou defendendo uma visão “dark” do futuro da profissão, onde os robôs dominarão o mundo jurídico, mas sim alertando para que os profissionais da área estejam atentos a essa tendência e sejam resilientes o suficiente para se adaptar.
Sempre defendi a teoria que advogados devem ter ótima capacidade de análise (para entender o desafio e todas as suas envoltórias) e também de síntese (onde expressa a solução do desafio) e, na atual conjuntura, tais profissionais deverão utilizar a mais a sua experiência, seu conhecimento e principalmente sua capacidade intelectual e deixar para as máquinas os trabalhos de pesquisa e análise.
O profissional do Direito do futuro, que já se tornando presente, utilizará mais o cérebro e menos as mãos!
*Artigo escrito em 2016
José Paulo Graciotti – engenheiro e consultor, membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Administrators.

CONHECIMENTO – Uma visão abrangente para Escritórios de Advocacia