CRIAÇÃO, HIGIENIZAÇÃO E HOMOGENEIZAÇÃO DE CADASTROS

Tenho constantemente utilizado em minhas discussões a figura ilustrativa do ventilador para enfatizar a importância de se ter e de se preocupar com a qualidade dos dados e das informações básicas sobre as quais todos os relatórios gerenciais serão produzidos e principalmente sobre estes é que são tomadas as decisões numa organização.
Comparo sempre o computador (agrupando nesta palavra toda a tecnologia, sistemas e processos que geram os tais relatórios) com um ventilador numa sala fechada e que tem a capacidade de circular o ar na mesma.  Como todos sabem, o movimento giratório da hélice faz com que o ar existente na parte de trás do ventilador seja sugado e ao mesmo tempo empurrado para frente, fazendo o ar de espalhar pela sala. Se um elemento que tenha odor próprio for colocado atrás desse ventilador, o resultado disso será a dispersão desse odor pela sala.
Se trocarmos metaforicamente falando, em nossas mentes ventilador por computador e esse elemento que tenha odor por cadastros ou informações básicas, o resultado da dispersão do odor na sala serão os relatórios gerenciais produzidos.
Agora imaginem duas situações distintas: na primeira colocamos um frasco de um perfume agradável (CHANEL nº 5 por exemplo) aberto atrás desse ventilador e na segunda colocamos um recipiente contendo fezes. Na primeira o resultado será a sala com um aroma delicioso e na outra cheirando a merda!

Isto exemplifica de modo enfático a importância de se ter e cuidar dos dados e informações básicas corretas e confiáveis para poder-se confiar nos relatórios gerados por esses elementos.
Trazendo na discussão para os escritórios de advocacia e lembrando que em grande parte das vezes os aspectos administrativos e burocráticos são relegados a um segundo plano ou (pior), que os profissionais jurídicos são ocupados demais para se preocupar com esses aspectos menores.  O problema reside no fato de que são estes profissionais que detém as informações corretas e precisas para o preenchimentos dos cadastros e delegar esse trabalho para staff ou back-office dá a falsa sensação de eficiência e rapidez, porém com uma consequência potencialmente desastrosa para o futuro.

O processo de cadastramento das informações relevantes é importantíssimo na fase inicial, mas também é vital o seu acompanhamento e revisão constante por conta da dinâmica do mundo jurídico. É bastante comum clientes serem cindidos, adquiridos e fundidos num mesmo escritório e esse é apenas um exemplo simples que causa mudanças radicais nos sistemas de faturamento, nos timesheets, nos GED´S e sistemas de arquivamento históricos de informações.
Outro exemplo é a definição correta e completa das informações que devem estar armazenadas nos cadastros de clientes e assuntos (ou casos, contratos, etc.), pois na maioria das vezes a preocupação se resume apenas às informações necessárias ao faturamento.
O cadastramento dos contatos existentes no cliente, sua origem, sua função, e seus interesses e relacionamentos internos são fundamentais para ações de cobrança, ações de marketing, cross-selling , etc., é apenas outro exemplo.Embora geralmente relegado a segundo plano, me arriscaria afirmar que é o ponto fundamental (além do timesheet) para uma boa e eficiente governança!

A definição correta das informações relevantes que devem compor todos os cadastros dos escritórios é fundamental para a sua melhor utilização futura. Vejam bem que eu me referi às informações relevantes, pois existem dois erros básicos que se costuma fazer ao serem criados os tais cadastros: o primeiro é o de se criar espaços para informações única e exclusivamente para emissões de faturas e “cartões de Natal” (antigo, né!) e o outro é exatamente o oposto, ou seja, exagera-se no número de informações previstas, que torna o preenchimento inicial ou a manutenção um trabalhos exaustivo e chato o que mina a sus existência. Já observei em minhas experiências passadas de se preencher com um ponto (.) os campos obrigatórios que se considera não importantes.
Outro ponto a ser considerado é a definição da responsabilidade pelo acompanhamento dos cadastros. Isto inclui o gerenciamento desde a criação das informações iniciais ou cadastramento inicial, a atualização e manutenção constante e periódica, ou seja , a higienização e a garantia de que todos os campos estejam preenchidos com os mesmos critérios, ou seja a homogeneização! (lembrem-se doi ditado de que cachorro com vários donos, morre de fome!)

Esse “PEQUENOS” detalhes irão fazer toda a diferença no grau de confiabilidade dos relatórios gerencias (dashboards) criados e consequentemente na aferição das decisões empresariais tomadas e baseadas nestes!

José Paulo Graciotti, é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro formado pela Escola Politécnica com especialização Financeira pela FGV e especialização em Gestão do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Adminitrators. Há mais de 27 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br