GRACIOTTI no XXXIV Congresso Nazionale Forense – Catania

Com prazer e muito orgulho (também muita dedicação e trabalho) compartilho com todos que estarei presente no XXXIV Congresso Nazionale Forense, que ocorrerá nos proximos dias 4 a 6 de Outubro, na Catânia, Sicilia – Itália para apresentara o nosso livro “La Governance Strategica degli Studi Legale”, publicado localmente pela Woters Kluwer – CEDAM  e também nossa consultoria que começará a opera em território italiano brevemente.

Fenalaw 2018

Tive o prazer de ter sido convidado para participar da Fenalaw 2018 nas seguintes sessões:

Dia 24 de Outubro como Mediador do Debate de Privacidade e Proteção de Dados, com a participação de André Giacchetta, Patrícia Peck e Renato Ópice Blum.

Dia 25 de Outubro como Moderador e Mentor lider na Manhã de Mentoria para Escritórios, quando faremos uma sessão “hands on” com os seguintes temas:

Gestão do Conhecimento: Aprenda como identificar e localizar as informações relevantes em seu escritório. Discuta com os mentores as formas de classificá-las e indexá-las. Aprenda métodos de extração de informações tácitas. Avalie opções de mercado para aplicar e front-end amigáveis. Com a participação de DOCWISE.

Dashboards Estratégicos Interativos: Descubra quais dados são importantes para a geração de relatórios com conteúdo estratégico e operacional. Identifique onde eles estão no seu escritório e quais os critérios de extração. Aprenda como relacioná-los e como gerar bons Dashboards.

Planejamento Estratégico de TI: Identifique com os mentores as reais necessidades de controles de seu escritório e quais são as deficiências existentes. Aprenda a criar um “busine.ss plan” para avaliação e aprovação sócios e acionistas. Defina KPI´s para avaliar as soluções e os fornecedores de sistemas e prestadores de Serviços que mais se adequam às suas necessidades. Com a participação de LAWSOFT.

L’avvocato e il cambiamento: un binomio possibile.

Cosa ne pensate di questa foto che ho scattato a Chiang Mai in Thailandia?

Lungi da alcun tipo di giudizio sulla vita dei monaci, né, tanto meno, sulla filosofia buddista intorno a cui ruota la loro vita, credo che questa immagine rappresenti  con estrema chiarezza  l’impatto che l’avvento delle nuove tecnologie sta avendo nel mondo e gli ”adattamenti” che  tutti noi – monaci buddisti compresi ! –  dobbiamo affrontare per sopravvivere oggi e nel nostro prossimo  futuro.

Il mondo davvero sta cambiando molto rapidamente e la domanda a cui non si può più rimanere indifferenti è: cosa sto facendo o sto pensando di fare per allineare alla rivoluzione in atto la mia attività (qualunque essa sia) ? 

Molto è stato detto e scritto sui nuovi modelli e prassi professionali (“disruption” in inglese, un  termine semantico che esprime in sé mille concetti il primo fra tutti “operare in maniera nuova e  diversa”), ma fermarsi a questo non significa aggiungere nulla di veramente nuovo e costruttivo…

Proviamo a tornare indietro di qualche decennio: qualcuno oggi potrebbe mai dire se nel 1937  un lungometraggio in cartoon, come quello che fece Walt Disney con Biancaneve e i 7 nani, poteva essere un’impresa imprevedibile per l’epoca?

Quella fu, appunto, un’iniziativa decisamente molto disraption, ma non tutte le inversioni di rotta sono di per sè vincenti.

Dal mio punto di vista, ciò che è stato sopravvalutato del “disruption thinking” (che tradurrei con “pensiero innovativo che perturba lo status quo”) a scapito del “evolutionary thought” (pensiero evolutivo) é consistito nel  presentare il primo come la soluzione magica a tutte le sfide che ci vengono imposte quotidianamente nella nostra vita personale, professionale e aziendale. Un po’ come se bastasse sempre cambiare percorso per vincere.

Ciò che richiama piú direttamente il termine disraption, infatti, é il concetto di “rottura” che significa interrompere il corso normale di un processo.

Translare nel mondo del business questa visione, a ben vedere, ha molto a che fare con la capacità  di prevedere intuitivamente il cambiamento futuro, anticiparlo, proporre qualcosa di nuovo e, soprattutto, ha a che fare con la capacitá di affrontare questo cambiamento per ottenere un vantaggio competitivo. Come ogni cambio di passo (specialmente quelli che partono dall’intuizione) le scelte compiute secondo il disraption thinking  sono fortemente condizionate dall’affinità o dall’avversione al rischio dello stesso imprenditore.

Abbiamo la naturale tendenza a prestare attenzione solo alle storie di successo nell’ambito delle solutions disraption, quelle che spesso hanno un grande ritorno finanziario e mediatico, ma non siamo minimamente consapevoli delle dozzine o centinaia di casi in cui le disraption solutions falliscono, passando sotto silenzio.

Al contrario, muoversi attraverso il pensiero evolutivo significa apprendere attraverso le esperienze accumulate e l’osservazione del passato per migliorare i processi esistenti, rendendoli più efficienti e produttivi.

Un altro errore che spesso si corre, è quello di pensare che i processi “distruttivi e inventivi” avvengano in modo casuale come se i loro creatori si svegliassero un bel mattino e avessero avuto un’idea geniale, nata dal nulla.

Le cose non accadono mai in questo modo!

Di solito le invenzioni e le novità sono frutto di un lavoro intenso e della ricerca instancabile di alcuni professionisti molto concentrati e impegnati in un percorso partito da lontano.

Un metodo è migliore dell’altro? No, senz’altro. Dobbiamo invece combinarli per ottenere un vero cambiamento innovativo!

La combinazione dei due pensieri consente la riduzione del rischio di business,  tenendo sempre presente la regola numero 1 della gestione illuminata che  è: “non mettere tutte le uova nello stesso paniere” ovvero rimenere all’erta su più fronti.

Cosa intendo con questo ragionamento e in che modo queste considerazioni si adattano al mondo dei servizi  legali? La risposta è relativamente semplice.

Anche negli studi legali oggi sono imprescindibili molto lavoro e dedizione, preoccupazione costante per ottimizzare l’uso di tutte le risorse disponibili (che spesso si traduce nel “fare di più con meno”), molti investimenti in ricerca e sviluppo, costante attenzione ai cambiamenti del mercato e adattamento rapido ad esso, impiegando al massimo tutto ciò che la tecnologia ha da offrire e, ultimo ma non meno importante, avere una visione predittiva molto precisa proponendo soluzioni innovative, senza timore di sbagliare!

Si é sulla buona strada, quindi, quando si lavora continuando a cercare di migliorare ogni giorno, provando a pensare in modo diverso e ad immaginare nuove soluzioni  per gli stessi problemi.  E  si commettono degli errori, non importa: vanno accettati e riconosciuti per non ripeterli.

Personalmente, dopo oltre 30 anni di esperienza e grande attenzione al mercato legal a livello globale, mi sento di esortare il lettore secondo una visione piú lungimirante: adotta le filosofie di gestione della conoscenza (KM), analisi del rischio, sistemi statistici di giurisdizione e previsione, trasforma la tua attività mantenendo forte attenzione su dati e informazioni (“data centric business”), adotta sistemi alternativi di tariffazione dei tuoi servizi e anche di retribuzione del team che lavora presso il tuo studio, impara a convivere e motivare i professionisti delle generazioni Y “Millennials” e Z “2020”, utilizza tutta la tecnologia disponibile sul mercato a supporto del tuo business e, cosa più importante, sorprendi e fai felici i tuoi clienti.

Ricordiamo sempre che il mercato del consumo in generale (e il consumatore di servizi legali non è diverso) ha bisogno e cerca operatori “agili” con un servizio eccellente, a ottimo prezzo. Proprio per questo il mercato va monitorato costantemente  anche dagli avvocati per rimanere allineati alle esigenze dei clienti e alle variazioni di contesto che oggi si susseguono rapidissime e vanno intercettate.

José Paulo Graciotti è un riconosciuto consulente a livello internazionake, autore del libro “Strategic Governance for Law Firms”, (tradotto in diverse lingue e disponibile anche nell’edizione italiana dal titolo “La Governance Strategica degli Studi Legali” curata da FGA, Studio Ferraro Giove e Associati, Cedam), membro di GRACIOTTI Assessoria Empresarial, membro di ILTA – International Legal Technology Association e ALA – Association of Legal Administrators. Da oltre 30 anni opera nel mondo dei servizi legali, sia come fondatore che con incarichi di alto livello dirigenziale – www.graciotti.com.br. 

Il presente articolo é stato tradotto e adattato alla lingua italiana dall’avv. Rita Eva Cresci del Foro di Milano, Innovator Lawyer at FGA Studio Ferraro Giove e Associati. AI and LegalTech passionate. Focus on: technological disruption of the legal sector, digital trasformation and new business strategies. http://linkedin.com/in/rita-eva-cresci-b7613a87.

Maslow na Gestão Jurídica

A primeira consideração que devemos fazer sobre a gestão jurídica é dividi-la em dois conjuntos de atividades diferentes, com características, desafios e soluções completamente diferentes para cada uma delas.

O primeiro conjunto diz respeito à gestão da operação jurídica, onde são geridas todas as atividades envolvidas no processo da concepção, da execução e do acompanhamento do processo jurídico até a sua conclusão.

Neste conjunto de atividades estão concentradas a maioria das inovações tecnológicas que estão criando uma revolução no modus operandi dos serviços jurídicos e na profissão do Direito.

Tanto para escritórios de advocacia quanto para departamentos jurídicos, estão aparecendo ferramentas impressionantes que vão/irão ajudar os advogados a serem mais rápidos, mais eficientes e tornar o acesso à justiça um pouco mais barata para o consumidor desses serviços.

Apenas para enunciar as principais tendências, cito os sites e sistemas alternativos de resolução de conflitos (com maior ou menor utilização de tecnologia aplicada); os fornecedores de dados compilados e normalizados de processos; sistemas de estatísticas de julgamentos, etc. Alguns mais sofisticados utilizam algoritmos estatísticos  e de “machine learning” para propiciar a elaboração automática (ou quase) de documentos; para entender o contexto do documento por meio de processamento de linguagem natural (NLP); para fazer  pesquisas inteligentes sobre doutrinas, jurisprudências, etc., até a utilização de plataformas de blockchain para registros de documentos.

O segundo conjunto de atividades diz respeito à gestão no negócio Juridico, onde são executadas todas as atividades inerentes à qualquer negócio, ou seja, controle da eficiência e da qualidade da produção, gestão de talentos (antigamente RH), controles financeiros, de faturamento e cobrança, marketing institucional e de vendas, branding, tecnologia, etc.

Neste grupo, precisamos fazer uma outra distinção, separando as necessidades de departamentos jurídicos e de escritórios de advocacia, pois parte das atividades anteriores  são completamente diferentes (ou inexistentes) em cada um dos casos.

O motivo principal desta discussão é fazer uma analogia da pirâmide de Maslow sobre a hierarquia das necessidades humanas com aquelas necessárias à correta gestão de uma empresa prestadora de serviços advocatícios (“aka” escritório de advocacia) e também  discutir um pouco sobre a utilização de inteligência artificial e humana neste processo.

A pirâmide original de Maslow prevê 5 níveis  (caminhando da base para o topo):  Fisiologia, Segurança, Social, Estima e Realizações Pessoais.

Nas empresas, a fisiologia são os dados e informações, pois sem eles ou com eles imprecisos, todas as outras atividades ficam prejudicadas ou inviáveis. Imagine uma decisão operacional ou estratégica baseada somente no “achismo” de algum gestor! Gosto de citar sempre a frase de W.Edwards Demming : “ Sem informação, você é apenas mais um com uma opinião”.

O nível da segurança na pirâmide original, relativizo com a tecnologia, pois é nesse nível que a fisiologia acontece no indivíduo e o tratamento dos dados e informações na empresa. Todas as tecnologias disponíveis para tratar números e palavras (textos) criam um arcabouço que irá sustentar os níveis superiores, processando as informações e dados e gerando os relatórios gerenciais (chamados atualmente de dashboards).

O terceiro nível, chamado social na pirâmide original é equivalente à operação na piramide empresarial, pois por meio da operação as empresas se relacionam com os clientes, com seus colaboradores, seus parceiros e fornecedores e se posicionam no mercado.

O quarto e penúltimo nível refere-se à estima no indivíduo ou auto conhecimento e é exatamente igual a uma empresa, onde por meio dos três níveis inferiores acumula e gerencia o seu maior bem, o seu conhecimento (principalmente nas empresas que vendem serviços intelectuais onde escritórios de advocacia de encaixam perfeitamente) !

O último nível no individuo são suas realizações e novamente é perfeitamente comparável com uma empresa, ou seja, com os quatro níveis inferiores, a empresa tem condições de exercer uma governança eficiente e traçar suas estratégias para atingir seus objetivos !

O ultimo ponto que quero abordar dia respeito a como são utilizadas as duas inteligências (a artificial e a humana) em todas essas camadas da pirâmide de uma empresa jurídica. Como já vimos anteriormente, a utilização da IA tem sido extremamente disseminada na gestão da operação jurídica e não seria diferente na gestão do negócio.

Na minha (humilde) opinião, à medida que evoluímos na pirâmide, aspectos como interpretações, considerações subjetivas e analises multidirecionais ou multidisciplinares vão se tornando mais relevantes e importantes. Para esses casos, ainda (sabe lá Deus até quando) a inteligência humana se  sai melhor, ao passo que nos níveis mais baixos, o processamento de milhares ou milhões de informações em curtos espaços de tempos se mostram muito mais eficientes com o emprego da inteligência artificial.

José Paulo Graciotti é consultor, autor do livro “Governança Estratégica para escritórios de Advocacia”,  sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Administrators. Há mais de 28 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br

ILTACON 18 – Novidades e principais temas

ILTACON 2018 – Resumo dos principais temas abordados e observações

Pela vigésima vez, tive a oportunidade de estar presente à ILTACON e cada vez mais me convenço da complexidade do tratamento do tema tecnologia para o mundo jurídico. Também tenho observado a diminuição do “gap tecnológico” que nos tem separado em relação às novidades que aparecem no mercado americano.

Elenco a seguir alguns dos temas discutidos na conferência agregadas minhas humildes observações. Fico à inteira disposição para aqueles que quiserem discutir e trocar experiências sobre os assuntos abaixo:

Inteligência Artificial

Este ano, novamente o tema de Inteligência Artificial perdeu um pouco o foco das discussões, seguindo as tendências já demonstradas no evento do ano passado. Conforme discutido na sessão  “Artificial Intelligence beyond the hype”, a avaliação dos debatedores é que o mercado americano encontra-se atualmente entre as fases  3 e 4 no gráfico de “hype cycle” do Gartner, conforme mostrado abaixo.

Há a percepção que existem vários sistemas que já incorporam a tecnologia de IA (principalmente os sistemas de e-discovery), mas que ainda engatinha a adoção e desenvolvimento de sistemas específicos usando essas ferramentas. Na prática, pouco se mostrou de sistemas  efetivamente desenvolvidos e implantados utilizando  IA.

Os gráficos mostrado a seguir dão uma ideia de como é a realidade dos escritórios americanos em relação à adoção de sistemas com utilização de AI e as tendências no custo espaço de tempo:

Inovação

Este foi o principal tema escolhido pelos organizadores da conferencia,  tendo o maior espaço nas sessões e principalmente como tema principal dos três Keynote Speakers, sendo os seguintes os temas de cada uma das palestras : “Leading Innovation”, “The end of Status Quo, Start an Innovation Revolution” e “Dramatic Shifts in Legal Services”.

Após assistir quase todas as sessões sobre o tema, depreendo que o tema é absolutamente atual no mercado americano e neste quesito não temos nenhum gap, ou seja, lá ou aqui os desafios são os mesmos e as dificuldades também. As características da profissão da advocacia e a mente do advogado são praticamente as mesmas no mundo inteiro !

Minha principal observação é que inovação NÃO é um assunto tecnológico e sim uma mudança postural e de enfrentamento dos desafios, ou seja, de “mindset” (palavra inglesa que considero ótima para definir essa característica).

Blockchain

Parece que este tema foi a “bola da vez”, com bastante discussão sobre o assunto e com a apresentação de iniciativas, inclusive de alguns governos estaduais americanos (Delaware) desenvolvendo plataformas para sua utilização e desenvolvimento.

Há que se ressaltar que Blockchain, não é um sistema nem apenas o assunto de criptomoedas, podendo ser utilizada para inúmeras atividades (não todas, diga-se de passagem), onde seja importante o registro automático e perene de todas as etapas de um fluxo. A utilização que mais se encaixa nessa categoria são os “smart contracts” onde todas as etapas ou acontecimentos vinculados a eles podem ser automaticamente controlados, bem como os registro seguro dos mesmos.

1 – Principais utilizações de Blockchain no mercado americano (fonte: Teresa Walker – Waller Landson)

2 – Inicaitivas governamentais no mercado americano (fonte Michaela Ross = Bloomberg Law)

Gestão do Conhecimento –  KM e Enterprise Search Engines

O assunto KM continua bastante presente a ativo na conferencia coma há 20 anos atrás! No inicio o tema era tratado como ferramenta para aumentar a produtividade e possibilitar a cobrança dos mesmos honorários anteriores, porém com aumento de rentabilidade por aumento de eficiência (cobrar a mesma coisa gastando menos tempo para executar). Após algum tempo o tema passou a ser encarado como a possibilidade de se tratar os honorários aos clientes com mais transparência e possibilitar a diminuição dos respectivos honorários para maior competitividade (conseguir cobra menos e ser mais competitivo). Atualmente o tema é tratado como necessidade primordial para sobrevivência, permitindo gerenciar o volume colossal de informações existentes e crescente de maneira exponencial e ainda conseguir extrair em tempo hábil aquelas que são importantes e necessárias para a prestação de um bom serviço (conseguir gerir um volume descomunal de informações e ainda ser produtivo).

Destacou-se a necessidade quase obrigatória na utilização de sistemas de busca corporativa (Enterprise Search), tais como Recommind, MS Share Point, Handshake e iManage Insight, bem como as interações de tais sistemas com Alexa, Google e Siri por meio de NLP (Natural Language Processing).

Como defensor que sempre fui da utilização de KM em escritórios de advocacia, hoje vejo que minhas previsões estão se confirmando: é a mais importante ferramenta de aumento de eficiência, produtividade e principalmente de competitividade.  A sua utilização não mais uma opção, é obrigação. Infelizmente conheço poucas inciativas nessa área em escritórios brasileiros!

Data Analytics

Cada vez mais o tema toma força na ILTACON com a crescente conscientização de que é preciso conhecer todos os dados possíveis para uma boa gestão do negócio, ou seja, cada vez mais o mercado jurídico se torna “data centric business”.

Gráficos e dashboards como os abaixo estão se tornando frequentes para apoio à tomada de decisão (estratégica jurídica e de negócio)

A mudança no pensamento na gestão jurídica e estratégica do negócio está seguindo o seguinte tendência, conforme gráfico abaixo (fonte: Raul Taveras-  Director, Legal Business Systems General Motors)

E por fim o mais importante (que sempre tenho defendido), ou seja, a qualidade dos seusa dados, informações e cadastros determinam a qualidade dos seus relatórios!

Cybersecurity

Nunca o mercado jurídico esteve tão exposto e provavelmente tão despreparado para o problema. Havia até pouco tempo atrás a falsa sensação que escritórios de advocacia não eram alvos para hackers ou invasores, porém essa realidade mudou rapidamente nos últimos tempos, tendo sido reportados (sem confirmação por parte dos envolvidos) de ataques em importantes escritórios americanos e brasileiros.

Os slides a seguir forma extraídos de uma palestra proferida pela empresa MASERGY em uma das sessões de “Business and Partner Education” :

1 – Anatomia de um ataque

2  – Estatísticas sobre segurança em escritórios de advocacia

3 – Plano de ação para prevenção e gestão de cyber ataques

Estes foram apenas alguns dos temas abordados na conferência, que também aborta muitos outros. Espero ter agregado uma pouco mais de informação para quem tiver a oportunidade de ver este post.

José Paulo Graciotti é consultor, autor do livro “Governança Estratégica para escritórios de Advocacia”,  sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Administrators. Há mais de 28 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br