A Metáfora da Mão Humana e a Gestão de Escritórios
A mão humana, junto com o cérebro são os principais responsáveis pela diferenciação dos seres humanos e de nossa dominância na Terra. Com seus 27 ossos, 35 músculos, pode segurar, empurrar, bater, puxar, carregar, fazer gestos e sinais além de uma capacidade sensorial imensa. É uma maravilha da engenharia evolucionária!
E o que isso tem a ver com a gestão de escritórios de advocacia?
Na minha humilde visão, faço uma analogia entre esses dois elementos pois, a gestão racional e eficiente de um escritório (e praticamente de qualquer empresa) deve ter basicamente um elemento pensante e decisório (cérebro) associado a um elemento executor muito capaz, flexível, eficiente, sensível e adaptável (mãos).
O cérebro humano encontra seu elemento análogo na estrutura racional decisória que cada escritório deve ter: o líder fundador / empreendedor, por exemplo, naqueles de pequeno porte, até a estruturas organizacionais mais complexas contendo CEO´s, diretorias, comitês executores, gerentes, etc. nos de grande porte.
Para que essa estrutura organizacional funcione corretamente é necessária a existência de uma ferramenta (duas no caso humano) que seja capaz de executar as tarefas de maneira correta e eficaz. Para isso cada um de seus elementos deve ter funções ou características específicas, que combinadas executam corretamente todas as suas funções (como pegar um objeto).
Para que a gestão de um escritório seja eficiente, da mesma forma que nossa mão pega o objeto, é necessária a existência e a distribuição correta de funções para cada um de seus elementos (os dedos) e dessa forma idealizo as seguintes características mostradas a abaixo:
1 – Qualidade técnica e capacidade de produção: neste “dedo” podemos colocar o nível técnico-jurídico do escritório (em última instância de seus membros) que será responsável pela capacidade de atender clientes e assuntos mais complexos, de agregar valor às suas soluções com a consequente eficiência na cobrança de seus honorários e também de sua imagem no mercado.
2 – Capacidade de captação e marketing institucional: neste ”dedo” colocamos a capacidade de atração de clientes e todas as iniciativas de marketing institucional responsáveis pela alimentação do crescimento da empresa.
3 – Atendimentos a clientes e qualidade na prestação dos serviços: neste “dedo” (um dos mais importantes na atual conjuntura) podemos associar a capacidade de atender, satisfazer e se possível surpreender os clientes com atitudes proativas e inovadoras na prestação de seus serviços. É importante lembrar que o bom atendimento vai desde o atendimento telefônico, email, whatsapp, etc. passando obviamente pelo serviço jurídico propriamente dito, até a qualidade na emissão das faturas e de seu acompanhamento.
4 – Capacidade de gerenciamento de trabalho e equipe: neste “dedo” colocamos a forma com que os componentes do escritório organizam seus trabalhos, gerenciam sua equipe (técnica e motivacionalmente), os assuntos sob sua responsabilidade e seus contatos.
5 – Visão empresarial: neste “dedo” devemos colocar a capacidade de entender as causas e consequências de todas as atitudes e decisões tomadas internamente e que afetarão a governança do escritório, ou seja, finanças, administração, crescimento, investimentos, estratégia, imagem, etc.
Obs: a distribuição das funções foi meramente casual. Não há uma função especifica para cada dedo!
Nesta figura metafórica podemos também encaixar as características ideais da composição da sociedade (de seus sócios) ou de outra forma, das características individuais de cada sócio. Sabendo que cada pessoa tem seu próprio perfil profissional, podemos imaginar que cada indivíduo poder ter apenas algumas (normalmente uma ou duas) dessas características inatas ou mais desenvolvidas e a combinação dessas pessoas dentro de uma sociedade é uma arte.
É importante ressaltar que, da mesma forma da mão humana, para um escritório funcionar bem é necessária a existência de todos os dedos com suas caraterísticas próprias, combinadas e balanceadas e não o conjunto de vários dedos iguais. Já imaginaram como seria se tivéssemos 5 indicadores ou cinco anulares? Não funcionaria muito bem !
José Paulo Graciotti, é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro formado pela Escola Politécnica com especialização Financeira pela FGV e especialização em Gestão do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Adminitrators. Há mais de 27 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br