Knowledge Mangement & Business Intelligence

KM e BI

Essas duas áreas aparentemente estanques estão intimamente relacionadas entre si para as empresas prestadoras de serviços e especialmente para os escritórios de advocacia.
Tradicionalmente considera-se “BI” como uma ferramenta para entender profundamente o negócio, extraindo de seus números as estatísticas que poderão dar uma análise fria de como andam “as coisas”; mostrar tendências e embasar decisões estratégicas que impactarão o futuro da empresa. Perfeito !
Já a Gestão do conhecimento é um conceito (vejam bem, eu não disse ferramenta!) relativamente novo, envolvendo informações mais tácitas e menos numéricas ou explicitas que a BI. Na minha humilde opinião porém, considero que representa a diferença fundamental para a obtenção do diferencial estratégico no presente e para o futuro, principalmente para as empresas prestadoras de serviços intelectuais e , de novo, especialmente para os escritórios de advocacia.
Como já citado em outros artigos (meus) anteriores, a Gestão do Conhecimento ainda engatinha na maioria das empresas, sendo confundida com minutários (repositórios de modelos documentais) ou menosprezada a simples atividades de compilação de documentos, normas, modelos, etc. e ainda como uma atividade de exclusiva reponsabilidade das bibliotecas ou CEDOC´s. Ledo engano!
Gestão do conhecimento é “Entregar a informação correta para o profissional certo no menor tempo possível”, conforme o autor Patrick DiDomenico e é nesta definição muito mais abrangente que a maioria das outras dezenas de definições que “BI” se torna uma aliada importantíssima.

Normalmente associamos a Gestão do Conhecimento às seguintes perguntas as quais ele deve responder:

qual é o melhor documento que devo utilizar para esse assunto ou solução do desafio?
onde está esse documento?
quem o elaborou?
quem tem o conhecimento necessário para tratar do assunto ou problema? Esta,  sendo a pergunta mais difícil de responder!Mas, existem algumas outras perguntas muito mais importantes do ponto de vista de precificação de seus trabalhos e principalmente estratégico, as quais só podem ser respondidas com a combinação da “GC” e da “BI” !
Me atendo novamente nos escritórios de advocacia, a combinação das informações contidas nos timesheets, nas faturas anteriores, nos cadastros de clientes e seus respectivos casos e no GED (gerenciamento eletrônico de documentos) podemos retiras informações estatísticas que podem responder perguntas muito mais complexas, tais como:

quanto tempo foi empregado por um determinado profissional para elaborar tal documento?
quais documentos fazem ou fizeram parte de uma determinado trabalho?
quais “trabalhos” foram executados num determinado caso ou assunto e por quem?
qual é a distribuição estatística de tipos de trabalhos por cliente, por caso, por nicho de mercado que a empresa atua, por tipo de profissional ?

Existem outras inúmeras que podem ser respondidas, dependendo das características especificas do tipo de empresa, quais seus costumes e quais formas de cobrança está habituada. E aí mora o perigo: Hábito, é inimigo da inovação !
Ao responder essas e outras perguntas especificas, o casamento de “GC” e “BI” pode e deve ajudar em muito as empresas (novamente os escritórios de advocacia) a:

–  aprimorar seus métodos de elaboração de propostas e precificação de seus trabalhos (diminuindo sensivelmente o “coeficiente de segurança” inserido em todas as propostas por incertezas);
–  ter uma visão mais clara de eficiência de seus setores, equipes ou profissionais (inclusive por categoria), aprimorando seus sistemas de avaliação e “accountability”.
–   apoiar melhor as decisões de “cross-selling”.
apoiar as decisões estratégicas de investimentos (em sentido amplo, ou seja, esforços em áreas, setores equipes, contratações,  etc.).

Apenas citando alguns ….
A ajuda de uma consultoria externa, experiente e isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito a gestão mais eficaz e profissional das empresas (principalmente em tempos desafiadores como a atual).

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